Základy práce s aplikacemi

1. Přihlášení do portálu

Po zadání adresy portálu se v hlavním okně zobrazí přihlašovací formulář; záhlaví a navigační oblast okolo něj jsou zatím prázdné. Uživatelské jméno a heslo přiděluje administrátor portálu.

• Po několika po sobě jdoucích neplatných pokusech se přihlašování daného uživatele na 24 hodin zablokuje. Podrobnosti — včetně odblokování účtu a obnovení zapomenutého hesla — popisuje příručka Bezpečnost a uživatelé.
• Na mobilním zařízení nabízí přihlašovací okno navíc volbu velikosti displeje. Malý displej je určený pro telefony — portlety i ovládací prvky formulářů se skládají pod sebe do jednoho sloupce. Velký displej je určený pro tablety a zobrazuje obsah stejně jako osobní počítač. Výchozí volbou je Malý displej; naposledy zvolenou velikost si prohlížeč pamatuje po dobu jednoho měsíce od posledního přihlášení přihlašovacím oknem.

Po prvním přihlášení je vhodné změnit heslo. Slouží k tomu volba Změnit heslo v nabídce, která se rozbalí kliknutím na avatar v pravé části záhlaví.

2. Orientace na obrazovce

Po přihlášení se otevře hlavní stránka portálu. Obrazovka má tři části, které zůstávají na svém místě po celou dobu práce:

• Záhlaví — barevný pruh v horní části. Vlevo je volitelné logo, vpravo aktuální datum s počtem přihlášených uživatelů, avatar přihlášeného uživatele a úplně vpravo ikony pro odhlášení a otevření nové záložky. Na spodní hraně záhlaví je lišta aplikačních skupin, ze které se vychází při hledání jakékoli agendy.
• Navigační oblast — levá lišta se seznamem aplikací zvolené aplikační skupiny a s oblíbenými položkami.
• Hlavní okno — pracovní plocha, kde se zobrazuje vlastní obsah: hlavní stránka s portlety, nahlížecí stránky nebo editační formuláře.

V pravé části záhlaví je avatar — kolečko s prvním písmenem jména a příjmení přihlášeného uživatele. Vlevo od něj je aktuální datum a pod datem údaj o tom, kolik uživatelů je právě přihlášeno; kliknutím na něj se otevře jejich seznam. Tento údaj se zobrazuje jen v portálech s více než jednou licencí a v NET Genium Online a externím uživatelům se nezobrazuje. Kliknutím na avatar se rozbalí osobní nabídka se jménem uživatele v záhlaví; podle nastavení portálu a práv uživatele obsahuje Změnit heslo, Oznámení, MCP token (jen pro uživatele s administrátorským oprávněním), Uspořádat oblíbené položky, Uspořádat portlety a Odhlásit. Na mobilním telefonu se nabídka rozbalí v mobilním menu a obsahuje jen Změnit heslo, Oznámení a Odhlásit.

Užitečné drobnosti:

• Navigační oblast lze skrýt ikonou ohnuté stránky a hlavní okno se tím rozšíří. Vyplatí se to u rozsáhlých přehledů. Spolu s navigační oblastí se sbalí i horní pruh záhlaví a skrytí se pamatuje v prohlížeči. Tato možnost není k dispozici na macOS, na mobilních zařízeních (kromě prohlížečů Internet Explorer 11 a Edge ve starší verzi) a v portálu zobrazeném bez rámců.
• Vpravo od avatara jsou dvě ikony — první uživatele odhlásí, druhá otevře portál v nové záložce prohlížeče.
• Osobní nabídka pod avatarem (nastavení přihlášeného uživatele) není totéž co aplikační skupina Nastavení, ve které administrátor spravuje celý portál.
• Uživatel s administrátorským oprávněním vidí v záhlaví navíc přepínač mezi uživatelským a administrátorským režimem a právě onu aplikační skupinu Nastavení. Běžný uživatel nevidí ani jedno, takže se jeho záhlaví od zdejších obrázků v této drobnosti liší. Mezi režimy lze přepnout i klávesovou zkratkou Ctrl + M, není-li právě otevřený dialog; otevřený záznam nebo přehled zůstane zobrazený a na neuložené změny se portál nejdřív zeptá.

Na mobilním zařízení se záhlaví ani navigační oblast nezobrazují samostatně — jejich ovládací prvky jsou v mobilním menu, které se otevře kliknutím na logo; není-li v záhlaví logo, otevře se ikonou menu. Podrobný popis všech částí obrazovky včetně mobilní varianty je uveden v samostatné příručce Ovládací plocha.

3. Jak je portál členěný

Obsah portálu je uspořádaný do čtyř úrovní. Znalost těchto pojmů usnadní orientaci v celé dokumentaci:

• Aplikační skupina — nejvyšší úroveň, položka v liště v záhlaví. Sdružuje aplikace, které spolu tematicky souvisejí (například Zákazníci, Obchod, Finance, Sklad).
• Aplikace — jedna konkrétní agenda. Zobrazuje se tučně v navigační oblasti a skládá se z nahlížecích stránek a editačních formulářů. Obsáhlejší aplikace mohou být dále členěné do kategorií.
• Nahlížecí stránka — pohled na data. Ukazuje záznamy v tabulce, kalendáři, grafu nebo jiném přehledovém prvku a bývá vstupním bodem do agendy.
• Editační formulář — obrazovka jednoho záznamu. Slouží k jeho vytvoření, úpravě a kontrole zadaných hodnot.

Vztah mezi posledními dvěma je klíčový: v nahlížecí stránce se záznamy prohlížejí, v editačním formuláři se mění. Z přehledu se do formuláře přechází otevřením záznamu nebo tlačítkem pro vytvoření nového.

Co z toho uživatel uvidí, závisí na jeho oprávněních. Aplikační skupina, aplikace, stránka i jednotlivé pole, ke kterým nemá právo, se mu vůbec nezobrazí — chybějící položka proto nemusí znamenat chybu.

4. Pohyb v portálu

Postup je vždy stejný, odshora dolů:

1. Kliknutím na aplikační skupinu v záhlaví se v navigační oblasti objeví seznam jejích aplikací. Nemá-li aplikační skupina obrázek na pozadí (nebo má-li uživatel vypnutou volbu „Obrázek na pozadí“), otevře se v hlavním okně rovnou první nahlížecí stránka první aplikace, která nějakou nahlížecí stránku obsahuje; u první aplikační skupiny jen tehdy, nejsou-li nastavené žádné portlety, a anonymnímu uživateli nikdy.
2. Kliknutím na aplikaci se rozbalí seznam jejích nahlížecích stránek, případně kategorií, a v hlavním okně se zároveň otevře její první nahlížecí stránka. Stejně se chová i kliknutí na kategorii. Mají-li některé nahlížecí stránky aplikace kategorii a jiné ne, otevře se při kliknutí na aplikaci i na aplikační skupinu první nahlížecí stránka bez kategorie, přestože je v seznamu až pod kategoriemi.
3. Kliknutím na nahlížecí stránku se stránka zobrazí v hlavním okně.

Kliknutí na logo v záhlaví vrátí uživatele na hlavní stránku.

K pohybu slouží ovládací prvky portálu, ne tlačítka Zpět a Vpřed v prohlížeči. Portál si drží stav rozpracovaných formulářů a filtrů, který historie prohlížeče nezná; tlačítka prohlížeče proto mohou být pro daný portál vypnutá. Je-li potřeba mít otevřené dvě části portálu zároveň, lze otevřít druhou záložku ikonou u pravého okraje záhlaví.

5. Hlavní stránka, portlety a oblíbené položky

Portlety jsou okna na hlavní stránce, která ukazují to nejdůležitější, aniž by bylo nutné procházet jednotlivé agendy — typicky nové úkoly, zprávy nebo záznamy čekající na vyjádření. Lze je rozdělit do jednoho, dvou nebo tří sloupců a uživatel si je skládá sám volbou Uspořádat portlety v nabídce pod avatarem. Detailní popis je uveden v samostatné příručce Portlety.

Oblíbené položky jsou rychlé odkazy na často používané nahlížecí stránky. Aktuálně zobrazená stránka se do nich přidá ikonou v navigační oblasti a stejným způsobem se odebere; přejmenovat a přeskládat je lze volbou Uspořádat oblíbené položky, která je v nabídce pod avatarem i přímo u oblíbených položek v navigační oblasti. Detailní popis je uveden v samostatné příručce Oblíbené položky.

Změny v obou dialozích je vždy potřeba uložit.

6. Přehledy záznamů

Nahlížecí stránka obsahuje jednu nebo více nahlížecích tabulek. Každá zobrazuje záznamy z jedné agendy.

• Počet řádků na stránku se volí v rozbalovacím seznamu v levém dolním rohu tabulky. Nevejdou-li se všechny záznamy, přepíná se mezi stránkami tlačítky uprostřed spodní hrany.
• Počet zobrazených záznamů je vypsaný v pravém horním rohu tabulky. Toto číslo se řídí aktivními filtry, takže zároveň udává, kolik záznamů podmínkám odpovídá.
• Má-li tabulka zapnuté Detaily, zobrazí se po kliknutí na řádek pod tabulkou panel s dalšími údaji o záznamu — záznam kvůli nim není nutné otevírat. Mezi řádky se lze posouvat i klávesami Ctrl a šipkou nahoru nebo dolů.
• Záznam se otevře kliknutím na ikonu tužky v levé části řádku.

6.1. Lišta nástrojů tabulky

Pokročilejší funkce se zpřístupní najetím kurzoru myši do záhlaví tabulky — název tabulky se dočasně vymění za lištu ikon. V pořadí, v jakém se zobrazují:

1. Nový záznam... — otevře editační formulář pro nový záznam.
2. Aktualizovat — znovu načte obsah tabulky.
3. Nastavení nahlížecí tabulky... — volba zobrazených sloupců, detailů, tooltipů a třídění.
4. Hledat... — zapne a vypne řádek pro vyhledávání.
5. Výchozí třídění — vrátí řazení záznamů na výchozí.
6. Skrýt — skryje obsah tabulky, takže zůstane vidět jen její titulek.
7. Označit záznamy... — zapne a vypne zaškrtávací políčka pro hromadné operace.
8. Složená podmínka... — filtr přes několik sloupců zároveň.
9. Zrušit filtry... — odstraní všechny filtry nastavené v tabulce.
10. Importovat data... — načte data ze souboru.
11. Exportovat data... — uloží zobrazená data do souboru.
12. Smazat záznamy v nahlížecí tabulce — smaže záznamy zobrazené v tabulce.

Čísla na obrázku odpovídají výčtu výše. Ikona 9 na něm chybí, protože v tabulce na snímku není nastavený žádný filtr — lišta se totiž přizpůsobuje situaci a všechny ikony zároveň se nikdy nezobrazí:

• Nový záznam... se zobrazí jen tehdy, má-li tabulka zakládání záznamů povolené.
• Zrušit filtry... se zobrazí jen tehdy, je-li nějaký filtr skutečně nastavený — jinak není co rušit.
• Skrýt se po skrytí obsahu změní na Zobrazit.
• Hledání, označování záznamů, import, export i mazání lze u konkrétní tabulky vypnout; roli hrají také oprávnění uživatele.

6.2. Hledání a filtrování

Záznamy lze zužovat třemi způsoby, které se dají kombinovat:

• Fulltextové hledání — do pole nad tabulkou se zadá hledaný text a vyberou se sloupce, které se mají prohledat. Po stisknutí Hledat zůstanou zobrazené jen odpovídající záznamy.
  • Slova hledaného výrazu se oddělují mezerou; slovní spojení uzavřené do uvozovek se hledá jako celek. Každé slovo se hledá ve všech vybraných sloupcích a záznamu stačí, vyhoví-li slovu kterýkoli z nich.
  • Mezi slovy platí ve výchozím stavu spojka „a“ – záznam musí vyhovět všem slovům. Napsaná spojka „nebo“ či „a“ se použije mezi předchozím a následujícím slovem a také mezi všemi dalšími slovy, dokud ji nezmění jiná spojka. Spojky se píšou v jazyce, který má uživatel nastavený. Slovo, které nelze hledat v žádném z vybraných sloupců (například text, jsou-li vybrané jen číselné sloupce), se z hledání vynechá; nelze-li hledat žádné ze slov, nenajde se žádný záznam.
  • V textových sloupcích znamená svislítko „|“ na začátku slova, že hodnota musí slovem začínat, a na konci slova, že jím musí končit; se svislítkem na obou stranách se vyhledá jen hodnota, která se slovu rovná celá. Ve sloupcích s fulltextovým indexem na databázi MS SQL Server se hledají celá slova a svislítko na začátku slova vyhledá slova, která jím začínají.
  • V číselných sloupcích a ve sloupcích s datem se hledá přesná shoda; slovo, které nelze převést na číslo, resp. na datum, se v takovém sloupci nehledá. Datum bez času vyhledá záznamy celého dne. Sloupec s odkazem na jiný záznam (cizí klíč) se prohledává podle hodnoty uložené v databázi (obvykle ID odkazovaného záznamu), ne podle zobrazeného textu.
• Filtr sloupce — v záhlaví sloupce se vybere hodnota a tabulka se ihned vyfiltruje. Volbou Hledat (nebo dvojklikem na filtr) se zobrazí pole, do kterého stačí napsat počáteční písmena a portál sám nabízí vyhovující hodnoty. Přes Vlastní filtr se zadává podmínka typu rovná se, obsahuje, začíná, větší nebo menší. Obsahuje-li sloupec velké množství různých hodnot, nabídne se nejprve volba Načíst hodnoty — seznam se kvůli rychlosti nenačítá předem.
• Složená podmínka — filtr přes několik sloupců zároveň, například „cena faktury > 5000“ a současně „datum splatnosti = dnes“. Otevírá se ikonou v liště nástrojů, poté se vybere sloupec, podmínka a hodnota. Na záložce Šablona lze podmínku pojmenovat a uložit jako tlačítko nad tabulkou, kterým se příště použije jedním kliknutím; smazat se dá na stejném místě.

Nastavené filtry i hledání zůstávají v platnosti i po opuštění stránky a po odhlášení. Vypadá-li tabulka prázdná nebo v ní chybí očekávané záznamy, je vhodné hledat příčinu nejdřív ve filtrech. Zrušit je lze ikonou Zrušit filtry... v liště nástrojů (je-li nastavená složená podmínka, zruší ikona nejdřív jen ji a filtry sloupců až další kliknutí), volbou Vše ve filtru jednotlivého sloupce, nebo tlačítkem Zrušit hledání v řádku hledání, které zruší hledání i filtry sloupců. Nevrátil-li filtr žádný záznam, nabídne tabulka volbu Zrušit filtry... také přímo ve zprávě o prázdném výsledku.

6.3. Hromadné úpravy

Jsou-li v tabulce povolené, lze upravit nebo smazat více záznamů najednou. Hromadná změna se vztahuje na všechny vyfiltrované záznamy; je-li zapnuté označování a alespoň jeden řádek zaškrtnutý, provede se jen v označených.

Před hromadnou úpravou je proto vždy potřeba zkontrolovat, co je vyfiltrované a co označené. Záznamy, které neprojdou kontrolou zadaných hodnot, se neuloží a portál na ně u hromadné operace neupozorní jednotlivě.

6.4. Vlastní podoba tabulky

Pokud to administrátor nezakázal, lze si tabulku přizpůsobit ikonou Nastavení tabulky — zobrazit a skrýt sloupce, změnit zobrazení filtrů, detailů a tooltipů. Nastavení si portál pamatuje pro každého uživatele zvlášť, ostatních uživatelů se nedotkne. Úplný popis možností nahlížecí tabulky je uveden v samostatné příručce Nahlížecí stránka — DataGrid.

6.5. Další způsoby zobrazení

Tabulka není jediná podoba přehledu. Podle agendy se lze setkat i s těmito prvky:

• Stromová struktura — záznamy uspořádané do složek, typicky u dokumentů. Nový záznam se vytvoří na úrovni, která je ve stromu právě vybraná.
• Kalendář a plánovače — záznamy vynesené v čase. Kromě kalendáře umí portál i Ganttův diagram nebo rozvrh hodin.
• Grafy a statistiky — souhrnné pohledy na data.

7. Zadávání a úpravy záznamů

Záznamy se vytvářejí a mění v editačním formuláři. Ovládací prvky v něm jsou členěné nadpisy do sekcí a u delších formulářů rozdělené do záložek.

• Pole označená hvězdičkou jsou povinná — bez nich záznam nelze uložit.
• U většiny prvků je vpravo nápověda. Je-li místo ní ikona otazníku, zobrazí se nápověda až po kliknutí na ni.

7.1. Uložení a smazání

Každý formulář má na konci tři základní tlačítka:

• Uložit — uloží záznam, zavře formulář a vrátí uživatele na přehled.
• Smazat — odstraní záznam.
• Zpět — zavře formulář bez uložení.

Administrátor může kterékoli z nich skrýt a navíc zobrazit dvě další ukládací tlačítka, takže se v některých formulářích objevují i tato:

• Uložit a pokračovat v editaci — uloží záznam a nechá formulář otevřený.
• Uložit a nový — uloží záznam a hned otevře prázdný formulář pro další.

Dokud se nestiskne některé z tlačítek Uložit, změny se neukládají. Při opuštění formuláře jinou cestou se portál na neuložené změny zpravidla zeptá.

Klávesové zkratky ve formuláři:
Ctrl + Enter = Uložit
Ctrl + Delete = Smazat
Ctrl + Backspace = Zpět
Ctrl + 1 = Uložit a nový
Ctrl + 2 = Uložit a pokračovat v editaci

Číslice u posledních dvou zkratek se zadávají na numerické klávesnici, ne v horní řadě písmenkové části. Zkratka funguje jen tehdy, je-li příslušné tlačítko ve formuláři skutečně zobrazené.

7.2. Nejčastější prvky formuláře

• Picker — výběr záznamu ze seznamu, například dodavatele ze seznamu firem. Kliknutím na ikonu se otevře plovoucí tabulka, která po výběru zmizí. Pracuje se s ní stejně jako s nahlížecí tabulkou, takže hledání i filtrování funguje shodně. Detailní popis je uveden v samostatné příručce Picker.
• Vnořená tabulka — nahlížecí tabulka uvnitř formuláře, která ukazuje záznamy patřící k otevřenému záznamu (například položky faktury). Funguje stejně jako tabulka na nahlížecí stránce.
• Souborové přílohy — soubor se vybere tlačítkem Procházet, nebo se přetáhne myší z počítače na příslušné místo formuláře. Obrázek lze vložit i klávesami Ctrl + V ze schránky.
• Působnost — určuje, kdo záznam uvidí. Vybírají se uživatelé nebo celé uživatelské skupiny; záznam pak uvidí všichni vybraní. Zůstane-li pole prázdné, uvidí záznam všichni.
• Informovat další uživatele — po zaškrtnutí se zobrazí seznam uživatelů a pole pro zprávu. Po uložení dostanou vybraní uživatelé e-mail s odkazem na záznam. Jde o jednorázové upozornění, které se hodí, když je potřeba na změnu upozornit někoho mimo obvyklý postup.

8. Tisk a export

Tiskové sestavy vytvářejí z dat hotový dokument — jednotlivou fakturu, objednávku, skladový doklad nebo seznam záznamů. Portál nejprve záznam uloží a pak vygeneruje vyplněnou šablonu ve formátu MS Word, MS Excel nebo PDF, kterou si uživatel stáhne a vytiskne.

Tlačítka tiskových sestav bývají podle konkrétní aplikace v editačním formuláři záznamu nebo na nahlížecí stránce. Jak sestavy vznikají, popisuje příručka Tiskové šablony.

Export uloží obsah nahlížecí tabulky do souboru — nabízí MS Excel, CSV, MS Word, HTML, TXT, XML a další formáty. Platí u něj dvě věci, které se snadno přehlédnou:

• Vyexportují se záznamy vyhovující filtrům a hledání, a to ze všech stránek tabulky; označení záznamů export neomezuje. Má-li se vyexportovat vše, je nutné nejdřív filtry zrušit.
• Vyexportují se pouze sloupce zobrazené v tabulce. Jsou-li potřeba všechna data, stačí při exportu zaškrtnout volbu pro všechny sloupce – pokud ji správce u tabulky nevypnul.

Úplný popis formátů a jejich zvláštností je uveden v samostatné příručce Export dat z datagridu.

Tato příručka popisuje práci s hotovým portálem. Návrh a správu aplikací v NET Geniu popisuje příručka Základy administrace.