V minulém článku NET Genium ERP – Úvod do modulu Finance jsme si ukázali, jak správně nastavit modul Finance a vysvětlili jsme si práci s vydanými fakturami.
Nyní se seznámíme s přijatými fakturami a systémem jejich schvalování. Tyto návody spolu s odkazy na vysvětlení užitých pojmů je možné zobrazit také online na internetové stránce Finance.
Přijaté faktury
Systém práce s přijatými fakturami je v mnohém velmi podobný systému práce s vydanými fakturami. Proto je k vysvětlení některých kroků věnován v tomto článku menší prostor než tomu bylo v článku předešlém.
1. krok – vytvoření přijaté faktury
V šedém horním pruhu klikneme na aplikační skupinu „Finance”. V navigační oblasti klikneme na aplikaci „Přijaté faktury” a otevře se nám stejnojmenná nahlížecí stránka. V ní pak klikneme na tlačítko „Nová faktura”. Tím přejdeme na editační formulář nového záznamu přijaté faktury. Zde vyplníme všechny nezbytné informace. Údaje faktury včetně svých položek ale mohou snadno být zkopírovány z již existující faktury pomocí Pickeru „Vytvořit kopii z” (více o použití Pickeru v obecné nápovědě Editační formuláře). Po výběru určité faktury budou všechna dostupná data faktury vyplněna i do faktury nové. Pokud chceme importovat přijatou fakturu ve formátu ISDOC, přiložíme tuto fakturu jako „Přílohu 1” v sekci „Přílohy”. Po načtení faktury ve formátu ISDOC se zobrazí tlačítko „Načíst data”, po jehož stisknutí budou automaticky vyplněna pole formuláře daty elektronické faktury.
2. krok – editace faktury
Zadáme jméno dodavatele a jeho adresu. Dále je nutné vytvořit položky této faktury. Položky představují konkrétní služby či produkty, na které byla faktura vystavena. Klikneme na tlačítko „Nová položka” a přejdeme na formulář nové položky. Zadáme jméno položky, či ho vybereme ze seznamů textů na fakturu. Po případné další specifikaci a úpravě ceny a množství položky můžeme položku uložit. Jestliže jsme obdrželi fakturu s velkým množstvím položek, je na nás, jestli všechny položky poctivě zadáme do systému nebo vytvoříme jednu souhrnnou položku za všechny najednou. Důležité je dodržet správnou celkovou částku faktury. Samotné členění položek není tedy bezpodmínečně nutné, nicméně je vhodné pro udržování přehledu o celkové struktuře ceny faktury.
Fakturu uložíme.
Likvidace faktur
Na záložce „Termíny” definujeme způsob úhrady faktury. Zaškrtnutím pole „Označit k úhradě” bude faktura zahrnuta do příštího hromadného příkazu, které jsou vytvářeny v aplikaci „Banka” a jejichž funkci si vysvětlíme v následujícím článku viz. Hromadné generování platebních příkazů.
Samotná likvidace přijatých faktur probíhá velmi obdobným způsobem, jako je tomu v případě vydaných faktur. Uhrazené faktury jsou v nahlížecích stránkách označeny zelenou barvou, neuhrazené červenou. Na záložce „Likvidace” můžeme fakturu likvidovat přiřazením zálohové faktury, bankovních úhrad, pokladních dokladů či likvidací bez vazby. Bankovní úhrady lze automaticky vytvářet pomocí služby PaymentService. Stejně tak jako u vydaných faktur není doporučováno faktury označovat za uhrazené vyplněním pole „Uhrazeno”. Tímto způsobem nezměníme stav pokladny či bankovního účtu a tedy ani statistiky cashflow.
Schvalování přijatých faktur
V rámci aplikace „Nastavení procesů”, která je pro schvalování přijatých faktur využívána, je možné vytvořit několik procesů/schémat schvalování. Tato schémata představují přednastavené schvalovací šablony obsahující počet schvalovatelů, jejich konkrétní jména a případně stromovou strukturu. Stromová struktura uživatelů zde určuje pořadí, ve kterém bude záznam jednotlivými schvalovateli zpracováván (směrem shora dolu – od prvního schvalovatele k dalšímu).
Pomocí přednastavených schvalovacích schémat může uživatel rychle tvořit žádosti o schválení bez zdlouhavého nastavování. Otevřeme-li si určitou přijatou fakturu, na záložce „Schvalování” můžeme vytvořit žádost o schválení dle přednastaveného procesu/schématu. Vybereme požadované schéma schvalování a klikneme na tlačítko „Vytvořit proces”. Žádost o schválení bude automaticky vytvořena.
Více o procesu schvalování na stránce Schvalování.
Obsah příštího článku
V příštím článku NET Genium ERP – Platební příkazy, úhrady a výpisy se v rámci modulu Finance podrobněji seznámíme s platebními příkazy, bankovními úhradami a výpisy.
S pozdravem Váš NetGenium Tým.