V předchozím článku NET Genium ERP – Kampaně a CRMService jsme dokončili sérii návodů, které se zabývají modulem Zákazníci (CRM).
Nyní se seznámíme s úvodním nastavením modulu Finance a vysvětlíme si práci s vydanými fakturami. Tyto návody spolu s odkazy na vysvětlení užitých pojmů je možné zobrazit také online na internetové stránce https://www.netgenium.com/cs/napoveda/erp/finance-napoveda.
Počáteční nastavení
Před začátkem práce s modulem Finance je nutné modul nejprve vhodně nastavit. V horním šedém pruhu klikneme na aplikační skupinu „Finance”. Dále klikneme v navigační liště na aplikaci „Nastavení”. Na nahlížecí stránce „Divize” stisknutím tlačítka a uložením záznamu vytvoříme novou divizi. Divizí máme na mysli firmu nebo společnost, jejímž jménem budeme našim odběratelům fakturovat. Jakmile budeme mít vytvořenou alespoň jednu divizi, přejdeme na nahlížecí stránku „Bankovní účty” a vytvoříme záznam bankovního účtu. Bankovní účet zároveň přiřadíme k divizi vytvořené v předchozím kroku.
Prvotní vytvoření alespoň jednoho záznamu divize a bankovního účtu je vyžadováno pro práci s modulem Finance.
Můžeme také upravit dle výchozího nastavení vytvořené číselné řady pro fakturaci. Na nahlížecí stránce „Číselné řady” nalezneme záznamy číselných řad pro každou agendu, jmenovitě tedy pro vydané a přijaté faktury, vydané a přijaté zálohové faktury, ostatní pohledávky a závazky, příjmy a výdeje z pokladny. Pro jednu agendu můžeme mít vytvořeno více záznamů číselných řad, například u agendy „Přijaté faktury” může jít o číselné řady „Přijaté faktury” a „Přijaté dobropisy”.
Na nahlížecí stránce „Pravidla pro sestavení číselných řad” můžeme změnit způsob, jakým budou číselné řady utvářeny. Typ řady „A” vychází ze standardů účetního software Money, typ řady „B” pak z účetního software Pohoda. Na základě pravidel pro sestavení číselných řad byly automaticky při zprovoznění modulu Finance vytvořeny samotné záznamy číselných řad i předkontací. Při změně pravidel pro sestavení číselných řad bude nutné tyto záznamy znovu přegenerovat na základě zvolených pravidel pro sestavení číselých řad – pro tuto operaci je nutné kontaktovat našeho administrátora modulu Finance.
Na nahlížecí stránce „Předkontace” nalezneme záznamy předkontací, které slouží pro usnadnění importu účetních dokladů vytvořených v modulu Finance do specializovaného účetního software. Doklady s nastavenou předkontací budou totiž při importu do účetního software automaticky zaúčtovány do účetního deníku právě na základě nastavených předkontací. Nepočítáme-li v budoucnu s exportováním účetních dokladů z NET Genia do účetního software, není nutné při vytváření účetních dokladů předkontace vyplňovat.
Střediska můžeme definovat na nahlížecí stránce „Střediska” v případě, že chceme zavést členění nákladů a výnosů. Při vytvoření několika záznamů středisek a jejich nastavení v účetních dokladech modulu Finance můžeme poté tyto doklady ve statistických přehledech dle střediska jednoduše filtrovat.
Používáme-li více než jednu pokladnu (např. českou a eurovou), můžeme si vytvořit příslušné záznamy pokladen v rámci nahlížecí stránky „Pokladny”. Pokud záznamy pokladen nevytvoříme, budou všechny příjmy či výdeje z pokladny přiřazeny na společnou výchozí pokladnu.
Na nahlížecí stránce „Jednotné kurzy cizích měn” máme možnost vytvářet záznamy směnných kurzů pro cizí měny. To je vhodné v případě, že chceme v cizí měně fakturovat a zároveň chceme používat v určitém časovém období (obvykle celý rok) jednotný kurz dané cizí měny. Chceme-li používat aktuální kurzy devizového trhu vyhlášené Českou národní bankou, necháme tabulku kurzů cizích měn prázdnou a žádné záznamy nevytváříme.
Nahlížecí stránka „Způsoby úhrady” sdružuje záznamy, které slouží pro definici způsobů úhrady faktur. Už ve výchozím stavu obsahuje modul Finance nejběžnější způsoby úhrady, v případě potřeby však můžeme další záznamy způsobů úhrady přidat či stávající změnit/smazat.
Na nahlížecí stránce „Výchozí texty” můžeme vytvořit záznamy definující v rámci faktur velmi často používané texty, např. „Vážený zákazníku, dovolujeme si Vám fakturovat následující zboží a služby:”. Tyto texty pak můžeme ve fakturách stisknutím jediného tlačítka do faktury zkopírovat a posléze ještě dle potřeby upravit. Výchozí texty lze nastavovat jak pro hlavičky faktur tak jejich položky.
Používáme-li schvalovací procesy pro jeden z následujících záznamů: Dokument v aplikaci Zákazníci; Interní Dokument v aplikaci Organizace; Objednávka v aplikaci Obchod; Faktura přijatá a Faktura vydaná v aplikaci Finance, je nejprve třeba vytvořit schvalovací proces/schéma. V aplikaci „Nastavení procesů” (nikoliv v aplikaci „Nastavení”) v nahlížecí stránce „Typy kroků” vytvoříme Typ kroku schvalovacího procesu včetně pojmenování tlačítek. Dále v nahlížecí stránce „Procesy” vytvoříme schvalovací schéma/proces pro každý záznam/formulář. Schvalovací proces může mít jeden nebo několik kroků (schvalovatelů). Lze vytvořit více procesů pro jeden druh záznamu (např . Zrychlené schvalování s jedním schvalovatelem a Standardní dvou stupňové schvalování pro Fakturu přijatou.). Při navazujících záznamech lze schvalovací procesy propojit (pomocí pole „První schvalovatel”), aby se zamezilo duplicitnímu schvalování jedné žádosti (např. schválení Přijaté faktury na již schválenou Nákupní objednávku). Více na stránce Schvalování.
Tímto jsme modul Finance nastavili a můžeme se tedy pustit do práce s jeho hlavními funkcemi.
Vydané faktury
1. krok – vytvoření faktury
V navigační oblasti klikneme na aplikaci „Vydané faktury”, dále pak na stejnojmennou nahlížecí stránku. V ní pak na tlačítko „Nová faktura”. Tím přejdeme na editační formulář nového záznamu vydané faktury. Zde vyplníme všechny nezbytné informace. V sekci „Text faktury” můžeme stisknutím tlačítka vložit NET Geniem předpřipravený text nebo pomocí Pickeru vybrat vlastní „text na fakturu”, jehož způsob tvorby jsme si popsali v předchozí části tohoto článku.
Údaje faktury včetně svých položek mohou být snadno zkopírovány z již existující faktury pomocí Pickeru „Vytvořit kopii z” (více o použití Pickeru v obecné nápovědě Editační formuláře). Po výběru určité faktury budou všechna dostupná data faktury vyplněna i do faktury nové.
2. krok – vytvoření položek faktury
Položky představují konkrétní služby či produkty, které fakturujeme našim odběratelům. Klikneme na tlačítko „Nová položka” a přejdeme na formulář nové položky. Zadáme jméno položky, nebo ho vybereme z katalogu firemních produktů a služeb. V takovém případě se nám rovnou do položky načte i jednotková cena produktu či služby. Po případné další specifikaci a úpravě ceny a množství položky můžeme na záložce „Vazby” položku přiřadit do určité divize a střediska, definovat předkontaci a připojit k položce zakázky.
Poté co jsme s editací položky hotovi, záznam uložíme.
Automatické vytvoření položek faktury
Ve specifických případech můžeme také položky faktury vytvořit automaticky. V případě, že jsme jméno odběratele vybrali z databáze obchodních vztahů pomocí Pickeru, objeví se tlačítko „Zkopírovat z pracovních výkazů” po jehož stisknutí budou do faktury zkopírovány všechny nevyúčtované pracovní výkazy přiřazené k danému odběrateli. Při přiřazení zakázky rovněž můžeme kliknout na tlačítko „Zkopírovat ze zakázky” či „Zkopírovat prac. výkazy ze zak.” a zkopírovat tak do faktury položky dané zakázky resp. nevyúčtované pracovní výkazy přiřazené k zakázce. Podobně můžeme položky zkopírovat po přiřazení přijaté faktury jejíž položky přefakturováváme, nebo výdejky jejíž položky chceme odběrateli vyfakturovat.
Žádost o schválení faktury
Podléhá-li záznam schvalovacímu procesu, přejdeme na záložku „Schvalování” a vybereme odpovídající schvalovací proces (předem vytvořený oprávněným uživatelem) a vytvoříme schvalovací schéma pro daný záznam. Schvalovateli v první úrovni schvalovacího schématu se pak odešle email a položka ke schválení se zařadí do tabulky „Moje nezpracované procesy” v aplikaci Schvalování v aplikační skupině Finance a do příslušného portletu na hlavní stránce. Obsahuje-li zvolené schvalovací schéma několik schvalovatelů, proces se opakuje. Po schválení záznamu posledním schvalovatelem, je odeslán informativní email žadateli o schválení. Podrobný popis procesu včetně postupu vytvoření schvalovacích procesů je vysvětlen na stránce Schvalování.
Fakturu uložíme.
Likvidace faktur
NET Genium nabízí několik způsobů, jakým mohou být vydané faktury likvidovány (označovány za uhrazené). Uhrazené faktury jsou v nahlížecích stránkách označeny zelenou barvou, neuhrazené červenou. V záznamu faktury v sekci „Celková cena” na úvodní záložce nalezneme pole „K úhradě”. To nám říká, kolik je třeba ještě uhradit, aby byla uhrazena celá částka faktury. Na záložce „Termíny” můžeme zadat datum uhrazení a tím fakturu ihned označit za uhrazenou. Tento způsob nicméně není doporučován, protože není jasné, z jakých zdrojů byla faktura uhrazena a faktura také není zahrnuta do statistického přehledu cashflow – při takovém uhrazení faktury se nám nezmění stav pokladny resp. bankovního účtu. Přejdeme tedy na záložku „Likvidace”.
Zde je možné kliknutím na Picker „Přiřadit zálohovou fakturu” přiřadit zálohovou fakturu představující částku předem hrazenou jakožto zálohu k určitému plnění. Nalezneme zde také seznam bankovních úhrad faktury. Tyto záznamy představují částečné úhrady faktury na náš bankovní účet. Jakmile celková suma bankovních úhrad dosáhne částky, na kterou je faktura vystavena, faktura se automaticky označí jako uhrazená. Bankovní úhrady lze automaticky vytvářet pomocí služby PaymentService. Skrze tlačítko „Nový pokladní doklad” je možné vystavit pokladní doklad k faktuře, nebo novou likvidaci bez vazby pomocí tlačítka „Nová likvidace bez vazby”. Jedná se o evidenci prostých úhrad faktur bez vazby na jakékoliv další doklady. Likvidace bez vazby zajistí likvidaci faktury a vynulování sloupce „K úhradě”, tímto způsobem úhrady se však nezmění stav pokladny nebo bankovního účtu.
Obsah příštího článku
V příštím článku NET Genium ERP – Přijaté faktury a jejich schvalování se v rámci modulu Finance podrobněji seznámíme s prací s přijatými fakturami a systémem jejich schvalování.
S pozdravem Váš NetGenium Tým.