Úvod
Dokument popisuje strukturu a funkce aplikace Schvalování. Aplikace se skládá z těchto základních částí:
Aplikace poskytuje tyto základní funkce:
- Schvalování žádostí objednávek, dokumentů, interních dokumentů, přijatých a vydaných faktur
- Víceúrovňové schvalování (nastavení procesů pro schvalování)
Vytvoření žádosti o schválení
Schvalovací proces je možné vytvořit a použít pro Objednávku (aplikace Obchod), Dokument (aplikace Zákazníci), Interní dokument (aplikace Organizace), Přijatou fakturu a Vydanou fakturu (aplikace Finance).
Princip podávání žádostí a následné schválení je u všech souborů stejný. Tento návod přibližuje princip schvalování na příkladu Objednávky. Příklad předpokládá, že pro Objednávku již byl oprávněnou osobou vytvořen Proces schvalování viz níže.
Na záložce Schvalování objednávky lze vytvořit žádost o její schválení, tj. odeslat objednávku ke schválení. Vytvoření žádosti spočívá ve zvolení předem nastaveného procesu v poli Schvalovací proces a následném kliknutí na tlačítko Odeslat ke schválení pro daný záznam.
Schvalovatelé, definovaní ve vybraném schvalovacím procesu, se zobrazí ve stromové struktuře podle pořadí, v jakém budou žádost zpracovávat, tj. směrem shora dolů. Nejdříve dostane záznam ke zpracování schvalovatel v nadřízeném kroku poté schvalovatel v podřízeném kroku. (Stromová struktura schvalování je nezávislá na struktuře a rolích uživatelů.).
Dále je automaticky vyplněno Datum žádosti aktuálním datem a časem. Po započetí procesu schvalování jsou znemožněny změny polí formuláře, které jsou objektem schvalování.
Obrázek 1 – Vytvoření žádosti o schválení
V tomto okamžiku je žádost ve stavu „Schvaluje se“ a nelze měnit položky objednávky. Stejně jako při stavu „Schváleno“ viz obrázek 2. Ty se mohou změnit až po případném zamítnutí žádosti. Žádost o schválení můžeme uložit.
Obrázek 2 – Po odeslání žádosti o schválení, nelze měnit položky objednávky
Obrázek 3 – Stav objednávky po kliknutí na tlačítko Vytvořit proces se nastaví na „Schvaluje se“
Smazat požadavky na schválení
- Tlačítko Smazat moje požadavky:
- Jestliže datum schválení nebo zamítnutí není vyplněno, proces není dokončen, smažou se ty žádosti, které uživatel sám vytvořil. O smazání zbylých žádostí, je nutné informovat uživatele s vyšším oprávněním.
- Tlačítko Smazat všechny požadavky:
- Jestliže datum schválení nebo zamítnutí není vyplněno, proces není dokončen, smaže všechny požadavky na schválení. Funkce pro uživatele s vyšším oprávněním. Tj. uživatel musí mít nastavenou uživatelskou skupinu 2. Obchod – plný přístup pro případ mazání požadavků v objednávce.
Pro mazání požadavků v dokumentech a fakturách musí mít uživatel nastaveny uživatelské skupiny podle následující tabulky:
| Uživatelská skupina | Funkce | |
|---|---|---|
| 1. | Zákazníci – plný přístup | Dokumenty |
| 2. | Obchod – plný přístup | Objednávka |
| 3. | Organizace dokumenty – plný přístup | Interní dokument |
| 4. | Finance – plný přístup | Faktura |
Přidání a změna schvalovatele
Přidávat nebo měnit schvalovatele v žádosti, mohou uživatelé s plným přístupem pro schvalování, tj. musí mít nastavenou uživatelskou skupinu:
| Uživatelská skupina | Funkce | |
|---|---|---|
| 10. | Schvalování – plný přístup | Schvalování |
Schvalovatele lze přidat výběrem z pole Přidat schvalovatele a kliknutím na Odeslat ke schválení. Pokud je již zvolen schvalovací proces, přidaný schvalovatel se zařadí do prvního patra vedle stávajících schvalovatelů.
Popis vytvoření a nastavení schvalovacího procesu pro přidání schvalovatele je uveden v kapitole Výchozí schvalovací proces.
Obrázek 4 – Přidání nového schvalovatele do procesu schvalování
Schvalovatele lze odebrat otevřením jeho záznamu přes ikonu tužky v přehledu Aktuální schvalovací proces. Otevře se záznam Požadavek na schválení a kliknutím na tlačítko Smazat se záznam smaže. Odebrat lze pouze schvalovatele, který nemá ve struktuře schvalování žádný podřízený krok. Schvalovatele nelze odebrat u již dokončených schvalování.
Obrázek 5 – Smazání požadavku na schválení
V záznamu Požadavek na schválení lze změnit schvalovatele aktuálního požadavku na schválení a v poli Požadovaný termín lze změnit termín, do kdy má být žádost vyřízena viz obrázek 6. Změna se uloží kliknutím na tlačítko Uložit .
Obrázek 6 – Změna schvalovatele a požadovaného termínu pro aktuální požadavek na schválení
Schvalování žádostí
Pokud chce uživatel žádost schválit nebo zamítnout, otevře ji z příslušné objednávky nebo na hlavní stránce z portletu Moje nezpracované procesy. Přehled všech požadavků na schválení je zobrazen na záložce Nastavení – Schvalování v datagridu Požadavky na schválení.
Obrázek 7 – Zobrazení žádosti o schválení na hlavní stránce
Při vytvoření požadavku jsou schvalovatelé, kteří tuto žádost schvalují, automaticky informováni e-mailem, ze kterého je možné záznam požadavku otevřít.
Při postupném schvalování je informován e-mailem nejprve první schvalovatel, teprve po jeho schválení druhý schvalovatel atd. Také v portletu na hlavní stránce, se druhému schvalovateli žádost o schválení zobrazí až ve chvíli, kdy ji schválil uživatel v nadřízeném kroku.
Ve formuláři požadavku viz obrázek 8, lze vidět podrobnosti o objednávce a požadovaný termín schválení. Tlačítkem Schválit můžeme požadavek schválit, tlačítkem Zamítnout naopak zamítneme, případně tlačítkem Schválit podepsáním požadavek schválit a podepsat. Zamítnutím požadavku končí celý proces schvalování. Při zamítnutí požadavku je nutné připojit do komentáře důvod zamítnutí.
Obrázek 8 – Formulář žádosti
Na konci schvalovacího procesu je vždy podavatel žádosti o výsledku schvalování automaticky informován e-mailem. Výsledek schvalování je vidět v datagridu Všechny poptávky a objednávky.
Obrázek 9 – Zapsání výsledku schvalování
Po schválení se v objednávce změní stav na „Schváleno“. Podle nastavení procesu se také vyplní datum schválení.
Pokud je nutné nastavit nový schvalovací proces u objednávky, která je již schválena nebo zamítnuta, kliknutím na tlačítko Archivovat schvalování se všechny požadavky na schválení v této objednávce archivují a je možné vytvořit nové schvalování. Přehled všech archivovaných schvalování je dostupný na záložce Nastavení – Schvalování v části Archivovaná schvalování.
Schémata procesů a akce, které se aktivují v případě schválení/zamítnutí žádosti lze nalézt v kapitole Procesy.
Obrázek 10 – Výsledek schvalování v objednávce
Procesy
V rámci aplikace Schvalování, která je pro schvalování využívána, je možné vytvořit libovolné množství procesů (schémat schvalování ). Funkci vytváření schémat schvalování, mají pouze uživatelé s vyšším oprávněním, kterým je přiřazena uživatelská skupina:
| Uživatelská skupina | Funkce | |
|---|---|---|
| 4. | Finance – plný přístup | Nastavení procesů |
Schvalovací procesy vytvoříme v záložce Nastavení – Schvalování – Nastavení kliknutím na tlačítko Nový proces.
Procesy představují přednastavené schvalovací šablony obsahující schvalovatele a jejich konkrétní jména. V rámci vytvoření procesů lze schvalovatele v hierarchii schvalování přesouvat podle pořadí, v jakém mají žádost schvalovat.
Šablony s přiřazenými schvalovateli se zobrazí ve výběru schvalovacího procesu.
Obrázek 11 – Formulář nastavení procesu
Zde je nutné definovat název procesu, který se zobrazí v poli Schvalovací proces u konkrétního dokumentu/formuláře odesílaného ke schválení. Dále definujeme formulář, ve kterém bude proces aplikován (Dokument k vytěžení, Dokument, Interní dokument, Objednávka, Předávací protokol, Přijatá faktura, Vydaná faktura).
Nastavení schvalování pro Výchozí proces je popsán v kapitole Výchozí schvalovací proces.
Pole Počet dní na schválení určuje výchozí počet pracovních dní, které má schvalovatel na vyjádření k požadavku od data jeho podání. Pokud není vyplněno, nebude termín schválení uveden ani v Požadavku na schválení. Termín schválení již odeslaného Požadavku na schválení lze individuálně změnit stanovením konkrétního data.
Po zaškrtnutí pole Nezamykat dokument nebude dokument uzamčen během schvalovacího procesu ani po jeho schválení – lze ho tedy upravovat po celou dobu.
Obrázek 12 – Formulář nastavení procesu
Dále definujeme Akce vykonané po dokončení schvalování (schválení/zamítnutí). Akce určují, co se stane po schválení nebo zamítnutí požadavku. Například při výběru Typ události: Vše Ok se do pole Datum schválení v objednávce nastaví aktuální datum a čas schválení.
Kliknutím na tlačítko Nastavit výchozí akce se automaticky vytvoří dvě akce – pro schválení a zamítnutí požadavku. Tyto akce lze upravit kliknutím na ikonu tužky.
Akce je nutné nastavit, jinak po schválení nebo zamítnutí nedojde k žádné změně a dokument zůstane ve stavu Schvaluje se.
Obrázek 13 – Nastavení akcí schválení a zamítnutí stisknutím tlačítka „Nastavit výchozí akce“
Kliknutím na tlačítko Nová akce schvalování lze definovat novou akci.
Obrázek 14 – Nastavení akce schválení
Do pole Co nastavit vkládáme hodnoty:
- #now# - nastaví aktuální datum a čas ve formátu 18.5.2016 10:05
- #today# - nastaví aktuální datum ve formátu 18.5.2016
- Pole může být i prázdné - při splnění podmínek se „ovládací prvek“ vynuluje (například pro vynulování „Datum požadavku“)
Obrázek 15 – Nastavení (vynulování) pole data požadavku
Výsledné akce při schválení a zamítnutí vypadají viz obrázek 16.
Obrázek 16 – Všechny akce procesu
Schvalovatelé
Ve formuláři Schvalovací proces na záložce Schvalovatelé nastavujeme samotné schvalovatele. Nový schvalovatel se přidá kliknutím na tlačítko Nový schvalovatel. Otevře se formulář Schvalovatel, kde vyplníme pole Schvalovatel, případně i Počet dní na schválení, nebo zaškrtneme pole Schválit za celé patro (vysvětlení viz níže).
Obrázek 17 – Nastavení schvalovatele v procesu schvalování
Sestavení struktury schvalování
Po uložení záznamu se schvalovatel zařadí na první úroveň schvalování. Chceme-li přidat schvalovatele na druhou úroveň, klikneme na tlačítko Nový následující schvalovatel v záznamu schvalovatele první úrovně.
Chceme-li přidat dalšího schvalovatele na stejnou druhou úroveň, uložíme záznam schvalovatele první úrovně a klikneme na Nový následující schvalovatel znovu. Chceme-li vytvořit třetí úroveň, ponecháme otevřený záznam schvalovatele druhé úrovně a klikneme na Nový následující schvalovatel.
Strukturu schvalování zobrazuje přehled Přehled schvalovacího procesu.
Schvalovatele na následujících úrovních zobrazuje přehled Následující schvalovatel.
Obrázek 18 – Vložení schvalovatele na druhé patro schvalování
Schválit za celé patro
Zaškrtnutím pole Schválit za celé patro se po schválení požadavku daným schvalovatelem automaticky schválí všechna ostatní schvalování na stejné úrovni, která mají toto pole také zaškrtnuté. Všem těmto záznamům se nastaví stav Schváleno, vyplní se datum schválení a odešle se e-mailová notifikace. Proces poté pokračuje na další úroveň, pokud existuje.
Počet dní na schválení
Počet dní na schválení lze nastavit individuálně u každého schvalovatele, pokud není vyplněno, použije se hodnota nastavená ve schvalovacím procesu
Při tvorbě procesů, kde žádost schvaluje více uživatelů, je důležité přihlédnout k tomu, že schvalovatel na druhém místě, musí mít vyšší počet dnů na schválení, než první schvalovatel. Pokud by měli oba schvalovatelé nastaven stejný počet dní na schválení a první schvalovatel žádost vyřídil poslední den v termínu, druhý schvalovatel by měl nedostatečnou dobu na vyjádření se k žádosti. Pokud není žádost vyřízena do požadovaného termínu, je schvalovateli zaslán e-mail s urgencí na schválení/zamítnutí žádosti.
Při nastavování počtu dní na vyjádření je třeba si uvědomit, že nejdříve dostane záznam ke zpracování schvalovatel v nadřízeném kroku a poté schvalovatel v podřízeném kroku. Stromová struktura schvalování je nezávislá na struktuře a rolích uživatelů.
První schvalovatel
Pole První schvalovatel, je možné využít v situaci, kdy chceme objednávku propojit s fakturou a naopak. V takovém případě se ve formuláři Schvalovací proces zaškrtne checkbox První schvalovatel. Jako první schvalovatel se nastaví Odpovědná osoba daného dokumentu. Pokud bude první schvalovatel shodný se schvalovatelem z procesu, pak se schvalovatel z procesu nevytvoří. Aplikace tímto zabraňuje duplicitnímu schvalování jedné žádosti.
Na obrázku 19 je znázorněno vytvoření schvalovacího procesu pro přijatou fakturu. Vyplněním pole První schvalovatel hodnotou Objednávka zvolíme, že při schvalování přijaté faktury, bude prvním schvalovatelem Odpovědná osoba určená v nastavení objednávky.
Obrázek 19 – Nastavení procesu pro pole první schvalovatel
Propojení objednávky s přijatou fakturou nalezneme v záložce Finance dané objednávky.
Obrázek 20 – Propojení objednávky a faktury
Po propojení faktury s objednávkou je možné vytvořit u faktury schvalování. Propojení faktury s objednávkou je na obrázek 21.
Obrázek 21 – Propojení faktury a objednávky
Nastavení stavů, tlačítek a barev schvalování
Na záložce Nastavení lze přizpůsobit vzhled a chování schvalovacího procesu.
V sekci Vytvoření schvalovacího procesu nastavíme pole Výchozí barva požadavku – tato barva se nastaví při přidání schvalovatele nebo při vytvoření schvalovacího procesu. Pokud není vyplněna, automaticky se nastaví žlutá.
V sekci Schválení lze vyplnit Název tlačítka schválení – přejmenování tlačítka, které slouží pro schválení požadavku. Pole Stav schválení určuje stav uvedený v požadavku na schválení po jeho schválení. Výchozí hodnota je Schváleno. V poli Barva schválení nastavíme barvu, která se nastaví po schválení požadavku. Pokud není vyplněna, automaticky se nastaví zelená.
V sekci Zamítnutí lze zaškrtnout pole Zobrazit tlačítko zamítnutí – pokud je zaškrtnuto, tlačítko zamítnutí se zobrazí schvalovateli. Pole Název tlačítka zamítnutí slouží k přejmenování tlačítka pro zamítnutí požadavku. Pole Stav zamítnutí určuje stav uvedený v požadavku po jeho zamítnutí. Výchozí hodnota je Zamítnuto. V poli Barva zamítnutí nastavíme barvu, která se nastaví po zamítnutí požadavku. Pokud není vyplněna, automaticky se nastaví červená.
Obrázek 22 – Záložka „Nastavení“
Výchozí schvalovací proces
Schvalovací proces s zaškrtnutým polem Výchozí proces nelze vytvořit ručně. Vznikne automaticky při prvním odeslání požadavku ke schválení, kdy uživatel vybere schvalovatele v poli Přidat schvalovatele a klikne na tlačítko Odeslat ke schválení u tohoto pole (viz obrázek č. 23). Výchozí schvalovací proces vznikne samostatně pro každý typ dokumentu – poprvé, kdy je požadavek takto odeslán z daného dokumentu.
Obrázek 23 – Nastavení výchozí schvalovacího procesu pro objednávku
Teprve po jeho vytvoření lze tento proces upravit v nastavení schvalovacích procesů (viz obrázek č. 24). Následně se použije pokaždé, když uživatel odešle požadavek ke schválení přes pole Přidat schvalovatele v daném typu dokumentu.
Obrázek 24 – Úprava nastavení výchozí schvalovacího procesu pro objednávku