Digitalizace dokladů
Aplikace pro digitalizaci a automatizované zpracování účetních dokladů (faktur, objednávek apod.) zjednodušuje celý proces – od přijetí dokladů přes jejich schvalování až po export do účetního systému. Eliminuje ruční přepisování dat, snižuje chybovost, urychluje interní schvalovací procesy a zajišťuje vyšší bezpečnost i přehlednost a kontrolu nad finančními toky.
Aplikace je vhodná pro malé, střední i větší firmy, které pracují s větším množstvím účetních dokladů (zejména přijatých faktur) a chtějí mít jejich zpracování automatizované, bezpečné a přehledné, chtějí snížit administrativní zátěž a eliminovat ruční práci.
Hlavní přínosy
- Automatizace rutinních činností při zpracování faktur
- Zajištění souladu s interními pravidly a bezpečnostními kontrolami
- Snížení provozních nákladů a chybovosti
- Přehledný archiv s možností vyhledávání a řízeného přístupu
- Integrace s účetními systémy (Pohoda, Money S3, případně přes API)
Funkce aplikace
- Příjem účetních dokladů
- Elektronické doklady jsou přijímány e-mailem, který je automaticky zaevidován v systému. Aplikace následně vyhodnotí, zda příloha obsahuje formát ISDOC:
- Doklad s ISDOC - data jsou automaticky vyčtena a zařazena k dalšímu zpracování
- Doklad bez ISDOC - doklad je předán k vytěžení dat
- Tištěné doklady jsou digitalizovány prostřednictvím skenování a zařazeny k vytěžení dat
- Elektronické doklady jsou přijímány e-mailem, který je automaticky zaevidován v systému. Aplikace následně vyhodnotí, zda příloha obsahuje formát ISDOC:
- Vytěžení dokladů
- Vytěžení pomocí nástroje DigiToo
- Uložení dat v modulu Finance
- Možnost ručního ověření a doplnění nejasných údajů
- Bezpečnostní kontroly dokladů
- Ověření a porovnání vytěžených dat s číselníky (adresář dodavatelů, bankovní účty dodavatelů, objednávky)
- Doklady s neznámými údaji z číselníků jsou automaticky předány ke kontrole
- Kontrola duplicity dokladů a ověření správnosti údajů
- Schvalování
- Schvalování dokladů dle nastavených schvalovacích procesů
- Možnost víceúrovňového schvalování (např. vlastník objednávky, nadřízený)
- Předání schválených dokladů k dalšímu zpracování a zaúčtování
- Možnost zařazení schválených dokladů do hromadných platebních příkazů
- Archivace a přístup
- Archivace dokladů ve formátu PDF spolu s vytěženými daty
- Vyhledávání podle metadat (např. dodavatel, částka, středisko)
- Nastavení oprávnění dle středisek nebo divizí
- Reporting
- Statistiky a přehledy nad účetními daty
- Možnost filtrování dle účetní osnovy (střediska, předkontace, činnosti)
- Export dokladů do účetních systémů
- Podpora přímého exportu do systémů Pohoda a Money S3
- Napojení na další systémy pomocí API frameworku NET Genium
Stručný popis funkcí aplikace
- Přijímá faktury elektronicky (e-mailem) i v papírové podobě (skenováním)
- Rozpoznává obsah dokladu, vytěžuje klíčová data (např. dodavatel, částka, účet, objednávka)
- Provádí bezpečnostní kontroly podle firemních číselníků (např. ověření bankovních účtů dodavatelů, adresář dodavatelů)
- Zajišťuje schvalovací workflow dle typu dokladu a organizační struktury
- Archivuje doklady včetně metadat a umožňuje vyhledávání i řízený přístup
- Generuje přehledné reporty
- Exportuje schválené doklady do účetních systémů (Pohoda, Money S3, další přes API)
Reference
Společnost Vinci Construction využívá systém NET Genium DMS k automatizovanému zpracování účetních dokladů a řízené správě dokumentů. Ročně zpracuje přes 150 000 faktur z České i Slovenské republiky. Díky řešení NET Genium probíhá příjem, digitalizace, vytěžování a archivace dokladů plně elektronicky, včetně napojení na schvalovací workflow a účetní systém. Součástí implementace je také evidence a správa smluv, řízení životního cyklu dokumentů a podpora časových razítek.