V předchozím článku NET Genium ERP – Interní zprávy a správa IT jsme se seznámili s interními zprávami/oznámeními a také se systémem správy firemního IT – hardware software.
Nyní se v rámci modulu Organizace zaměříme na správu firemních tisků, rezervací a knihy jízd. Tyto návody spolu s odkazy na vysvětlení užitých pojmů je možné zobrazit také online na internetové stránce https://www.netgenium.com/cs/napoveda/erp/organizace-napoveda.
Tiskárny a tisky
Aplikace tiskárny a tisky slouží k evidenci firemních tiskových zařízení a tisků, které jsou na nich prováděny. Určuje jejich ceník a tedy celkové náklady na jednotlivé výtisky a dle potřeby je přiřazuje k odpovídajícím zakázkám.
1. krok – vytvoření tiskáren
Prvním krokem v používání této aplikace je vytvoření záznamů firemních tiskáren. V horním šedém pruhu klikneme na aplikační skupinu „Organizace”, v levé navigační liště na aplikaci „Tiskárny a tisky”, dále pak na nahlížecí stránku „Tiskárny” a zde na tlačítko „Nová tiskárna”. V otevřeném editačním formuláři nového záznamu tiskárny vyplníme potřebné informace a záznam uložíme. Jakmile vytvoříme dostatek záznamů s tiskárnami, můžeme přejít ke tvorbě ceníku tisků.
2. krok – vytvoření ceníku tisků
Zvolíme nahlížecí stránku „Ceník tisku” a stiskneme tlačítko „Nová cena tisku”. Vybereme tiskárnu ze seznamu, který jsme dříve vytvořili, a formát pro který záznam ceníku tvoříme, zadáme prodejní cenu jednoho výtisku a záznam uložíme. Takto pokračujeme s tvorbou záznamů, dokud není ceník hotový.
3. krok – evidence tisků
Nyní už můžeme evidovat samotné tisky ve firmě. V navigační liště zvolíme „Evidence tisku”, stiskneme tlačítko „Nový tisk” a přejdeme tak do formuláře nového tisku. Zde vyplníme jméno uživatele, který tisk provedl, dále vybereme tiskárnu a formát tisku. Cena tisku se načte buď z našeho ceníku (při výběru formátu), nebo vypíšeme cenu vlastní specifickou pro tento konkrétní případ. Pomocí Pickeru můžeme taky tisk přiřadit k určité zakázce (více o použití Pickeru v obecné nápovědě Editační formuláře). Záznam tisku nakonec uložíme.
Na nahlížecí stránce „Evidence tisků” nalezneme přehled všech výtisků, v sekci „Statistika” (v navigační liště) pak jednoduchou tabulkovou i grafickou statistiku nákladů na tisk.
Rezervace
Aplikace rezervace slouží k rezervacím určitých firemních položek (majetku) zaměstnancům firmy. Rezervace jsou vytvářeny na základě schválených žádostí, přičemž podávání žádostí a proces schvalování jsou rovněž v aplikaci zahrnuty.
1. krok – vytvoření katalogu položek pro rezervace
Před samotným vytvářením rezervací je nutné vytvořit katalog položek pro rezervace (aby bylo co rezervovat).
a) vytvoření kategorií položek katalogu
Na navigační liště klikneme na aplikaci „Rezervace”, dále pak na „Nastavení” a odtud na nahlížecí stránku „Kategorie položek rezervace”. Stiskneme tlačítko „Nová kategorie” a tím přejdeme na editační formulář nové kategorie. Jednoduše vyplníme název kategorie a záznam uložíme. Po vytvoření dostatečného počtu kategorií můžeme vytvořit položky, které do nich patří.
b) vytvoření položek katalogu
V „Nastavení” klikneme na nahlížecí stránku „Položky rezervace” a stiskneme tlačítko „Nová položka”. V otevřeném editačním formuláři vyplníme název položky a vybereme ze seznamu kategorii, do které spadá (tento seznam kategorií jsme vytvořili v předcházejícím kroku). Záznam položky na závěr uložíme. Po vytvoření všech požadovaných položek máme katalog hotov a můžeme přejít k samotnému procesu rezervací.
2. krok – vytvoření žádosti o rezervaci položky
V levé navigační liště aplikace klikneme na volbu „Nová žádost o rezervaci”. Otevře se nám formulář nové rezervace. V něm vybereme rezervovanou položku, zadáme důvod a termín rezervace, vyplníme žadatele (dle výchozího nastavení přihlášený uživatel) a schvalovatele rezervace. Žádost o rezervaci na závěr uložíme.
3. krok – schvalování žádosti
Schvalovateli se nyní objevila nová žádost o rezervaci na nahlížecí stránce „Rezervace k mému schválení”. Po otevření záznamu může tuto žádost tedy schválit či zamítnout stisknutím tlačítka „Schválit” či „Zamítnout”. I po schválení žádosti ji však lze zpětně zamítnout a naopak. Jakmile je žádost o rezervaci jednou schválena, v nahlížecích stránkách se změní její barva na zelenou. Další žádosti o rezervaci stejné položky, které zasahují do termínu již schválené rezervace však už schválit nelze z důvodu vzniku kolize.
Přehledy žádostí a rezervací
Na své žádosti a schválené rezervace může uživatel nahlížet v příslušných tabulkových přehledech, ale také několika grafických kalendářích, které jsou pro časovou interpretaci rezervací často vhodnější a přehlednější. V rámci Ganttova diagramu nebo plánovacího kalendáře je možné také vytvářet žádosti o rezervace konkrétní položky v určitém termínu přímo kliknutím na požadovaný den rezervace v příslušném řádku či sloupci.
Kniha jízd
Kniha jízd slouží k evidenci vozového parku firmy, užití vozidel v rámci jízd a k udržování přehledu o dalších nákladech, které v souvislosti s provozem vozidel vznikly. Rovněž udržuje statistiky řidičů, jízd a nákladů a umožňuje automatický import jízd z aplikace iMonitor systému CCS.
1. krok – vytvoření vozového parku firmy
Před samotnou evidencí jízd a nákladů na vozidla je nutné vytvořit vozový park firmy. V navigační liště klikneme na aplikaci „Kniha jízd”, dále na nahlížecí stránku „Vozidla” a stiskneme tlačítko „Nové vozidlo”. V otevřeném formuláři vozidla vyplníme na první záložce všechny povinné údaje, případně i další pole a záznam uložíme. Takto vytvoříme záznamy pro všechna vozidla, který má systém evidovat.
2. krok – vytvoření jízdy vozidla
V navigační liště klikneme na volbu „Nová jízda”, případně si otevřeme příslušný záznam vozidla a na záložce „Jízdy” klikneme na tlačítko „Nová jízda” – v tomto případě bude vozidlo jízdy automaticky vybráno. Ve formuláři jízdy vyplníme všechny požadované údaje, případně jízdu přiřadíme k určité zakázce pomocí Pickeru (více o použití Pickeru v obecné nápovědě Editační formuláře). Zaškrtnutím políčka „Nákup pohonných hmot...” se zobrazí další pole pro vyplnění údajů o čerpání pohonných hmot během jízdy. Jízdu na závěr uložíme.
3. krok – vytvoření záznamů dalších nákladů vozidla
Skrze formulář vozidla, nebo nahlížecí stránku „Náklady” a tlačítko „Nový náklad” můžeme vytvářet záznamy nákladů vozidla, které nesouvisí s jízdami (opravy, servisní prohlídky atd.). Po otevření editačního formuláře nákladu vyplníme jeho název, druh, datum, popis a cenu. Záznam posléze uložíme.
V nahlížecích stránkách aplikace jsou k dispozici přehledy všech vozidel, jízd a nákladů. Sekce „Statistika” (v levé navigační liště) obsahuje nahlížecí stránky s jednoduchými tabulkovými i grafickými statistikami jízd a nákladů.
Import jízd z aplikace iMonitor
Pro automatický import jízd z aplikace iMonitor systému CCS je nutné zadat v editačním formuláři záznamu vozidla jeho název, který je používán v aplikaci iMonitor (pole „iMonitor”) a záznam vozidla uložit. Poté klikneme na navigační liště na nahlížecí stránku „Výpisy z aplikace iMonitor” a tlačítko „Nový výpis”. Otevře se nám editační formulář výpisu. Zde připojíme jako přílohu výpis aplikace iMonitor ve formátu MS Excel a záznam uložíme. Do informačního systému se nám nyní importovaly všechny jízdy z vybraného záznamu iMonitor.
Obsah příštího článku
Tímto článkem jsme ukončili seriál týkající se modulu Organizace a zároveň celého produktu NET Genium ERP. Doufáme, že Vám informační články objasnili jeho funkce a že Vaše práce s produktem bude tedy příjemná a bezproblémová.
S pozdravem Váš NetGenium Tým