V předchozím článku NET Genium ERP – Nápovědy a návody jsme se seznámili s obecnou nápovědou a návody, které souvisí s produktem NET Genium ERP.
Nyní si ukážeme práci se zákaznickou dokumentací a vysvětlíme si možnosti využití aktivit v rámci modulu Zákazníci (CRM). Tyto návody je možné zobrazit také online na internetové stránce https://www.netgenium.com/cs/napoveda/erp/zakaznici-napoveda.
Tvorba dokumentace
Dokumenty slouží k evidenci veškeré dokumentace, souborů či obrázků, které souvisí s určitým obchodním vztahem. Jsou to nabídky, smlouvy a další relevantní dokumentové přílohy.
1. krok – vytvoření nového záznamu dokumentu
V horním šedém pruhu klikneme na aplikační skupinu „Zákazníci (CRM)”. V navigační liště klikneme na aplikaci „Dokumenty”, dále pak na nově zobrazenou volbu „Nový dokument” nebo klikneme na stejně pojmenované tlačítko na jedné z nahlížecích stránek.
2. krok – editace dokumentu
Vyplníme všechna vyžadovaná pole označená hvězdičkou. V sekci „Vazby” můžeme záznam dokumentu přiřadit k existujícímu obchodnímu vztahu, zakázce či objednávce pomocí pickeru. Kliknutím na tlačítko „Nová objednávka” můžeme dokonce vytvořit novou objednávku, která bude již k dokumentu ve výchozím stavu přiřazena.
Samotnou souborovou přílohu k záznamu přiřadíme v sekci „Poznámky a souborové přílohy”. Pomocí tlačítka „Procházet” vybereme požadovaný soubor a nahrajeme ho do systému. Takovýchto příloh můžeme v rámci záznamu nahrát samozřejmě několik.
Na záložce „Práva na dokument” můžeme pomocí „Působnosti” nastavit práva na čtení dokumentu. Ze seznamu uživatelských skupin (rolí) lze vybrat ty, kterým bude dokument zobrazen v nahlížecích stránkách. Výběrem uživatelských skupin zamezíme zobrazení tohoto dokumentu členům jiných skupin. Jestliže se rozhodneme práva na čtení nenastavovat a nevybereme v Působnosti žádné uživatelské skupiny, záznam bude zobrazen všem uživatelům (více o použití Působnosti opět v obecné nápovědě Editační formuláře).
Podléhá-li dokument schvalovacímu procesu, přejdeme na záložku „Schvalování” a vybereme odpovídající schvalovací proces (předem vytvořený oprávněným uživatelem) a vytvoříme schvalovací schéma pro daný záznam. Schvalovateli v první úrovni schvalovacího schématu se pak odešle email a položka ke schválení se zařadí do tabulky „Moje nezpracované procesy” v aplikaci Schvalování v aplikační skupině Finance a do příslušného portletu na hlavní stránce. Obsahuje-li zvolené schvalovací schéma několik schvalovatelů, proces se opakuje. Po schválení záznamu posledním schvalovatelem, je odeslán informativní email žadateli o schválení. Podrobný popis procesu včetně postupu vytvoření schvalovacích procesů je vysvětlen na stránce Schvalování.
Záložka „Ostatní” umožňuje odeslání souborové přílohy záznamu dokumentu spolu s textovou zprávou e-mailem. Vyplníme e-mailovou adresu příjemce, nebo ji vybereme ze seznamu adres kontaktů obchodního vztahu, ke kterému je dokument přiřazen. Dále zadáme text e-mailu a stisknutím tlačítka e-mail odešleme. V rámci e-mailu bude odeslána vždy pouze 1. příloha dokumentu – tedy „Příloha 1”.
Na spodní straně formuláře nalezneme rovněž volbu „Informovat další uživatele o tomto dokumentu” pro zasílání informativních zpráv o uložení dokumentu dalším uživatelům. Po zaškrtnutí této volby se zobrazí pole se seznamem uživatelů a pole pro zadání zprávy. Po uložení záznamu se pak odešle uživatelům, kteří byli ze seznamu vybráni, e-mail s odkazem na záznam a s přiloženou zprávou (více o použití této funkce opět v obecné nápovědě Editační formuláře).
Záznam posléze uložíme. Záznamy dokumentů je možné rovněž vytvářet v rámci určitého obchodního vztahu. V otevřeném formuláři obchodního vztahu v tomto případě na záložce „Zákazníci (CRM)” klikneme na tlačítko „Nový dokument”. Takový dokument bude automaticky přiřazen k obchodnímu vztahu, z jehož otevřeného formuláře jsme tlačítko stiskli.
Tvorba aktivit
Aktivity představují typicky přehled komunikací se zákazníky, jako aktivity jsou evidovány záznamy telefonních hovorů, schůzky, e-maily, nebo jednoduché úkoly spojené s určitým obchodním vztahem. Pomocí služby CRMService pak můžou být aktivity e-mailové komunikace vytvářeny i automaticky.
1. krok – vytvoření nové aktivity
V navigační liště klikneme na aplikaci „Aktivity”. Poté klikneme na volbu „Nová aktivita” nebo klikneme na stejně pojmenované tlačítko na jedné z nahlížecích stránek.
2. krok – editace aktivity
Ve formuláři vyplníme všechna vyžadovaná pole. Ze seznamu vybereme „Typ aktivity”. V sekci „Termín splnění” zaškrtnutím políčka „Od-Do” zobrazíme počáteční i konečný termín splnění pro případ, že je nutné naplánovat splnění aktivity v určitém časovém rozmezí. V sekci „Splnění aktivity” pak stisknutím tlačítka „Označit aktivitu jako uzavřenou a uložit” bude do „Data splnění” vyplněno aktuální datum a aktivita bude uložena. „Datum splnění” lze samozřejmě editovat i ručně. Aktivity s vyplněným datem splnění jsou označeny jako splněné a v nahlížecích stránkách mají zelenou barvu.
V sekci „Vazby” lze přiřadit k aktivitě existující obchodní vztah, zakázku, kampaň či reklamaci pomocí Pickeru. Souborové přílohy k aktivitě připojíme pomocí tlačítka „Procházet”, čímž vybereme požadovaný soubor a nahrajeme ho do systému. Takovýchto příloh můžeme v rámci záznamu nahrát samozřejmě několik.
Na další záložce „Práva na čtení” pomocí „Působnosti” nastavíme práva na čtení aktivity, tj. uživatele systému, kterým se aktivita zobrazí v nahlížecích stránkách (stejným způsobem jako je tomu u dokumentů).
Na spodní straně formuláře nalezneme rovněž volbu „Informovat další uživatele o této aktivitě” pro zasílání zpráv o uložení aktivity dalším uživatelům.
Aktivitu posléze uložíme. Stejným způsobem jako dokumenty lze i aktivity rovněž vytvářet v rámci určitého obchodního vztahu. Tyto aktivity jsou pak k tomuto obchodnímu vztahu dle výchozího nastavení přiřazeny.
Práce s aktivitami
Aplikace obsahuje seznam nejčastěji používaných typů aktivit jako je např. úkol, telefonní hovor, schůzka nebo třeba zápis z porady. Tento seznam můžeme kdykoliv rozšířit o vlastní hodnoty, či stávající hodnoty upravit/smazat. V navigační liště klikneme na „Nastavení” a posléze na „Typy aktivit”. Z této nahlížecí stránky je možné stisknutím tlačítka „Nový typ aktivity” zadávat nové typy aktivit. Otevřením záznamu z tabulky můžeme pak určitý záznam upravit či smazat.
V nahlížecí stránce „Aktivity” je implementována funkce hromadné úpravy označených aktivit. Pomocí zaškrtávacích tlačítek ve sloupci „Označit” označíme požadované aktivity. Všechny aktivity, které tabulka zobrazuje označíme tak, že klikneme v tabulce ve sloupci „Označit” na rozbalovací seznam filtru, zvolíme volbu „Přiřadit hodnotu”, zaškrtneme „Hromadné zpracování” a volbu uložíme. Jakmile máme označeny všechny aktivity, které chceme hromadně zpracovat, přejdeme na záložku „Hromadné zpracování označených aktivit”. Zde můžeme stisknutím jednoho z tlačítek dříve označené aktivity hromadně odznačit, označit jako splněné nebo smazat.
Aktivity jsou také zobrazeny v grafickém kalendáři na nahlížecí stránce „Kalendář”. Při najetí kurzorem myši na název aktivity se zobrazí detaily aktivity, při kliknutí na její název se pak otevře příslušný záznam.
Obsah příštího článku
V příštím článku NET Genium ERP – Kampaně a CRMService se v rámci modulu Zákazníci (CRM) podrobněji seznámíme s prací s marketingovými kampaněmi a vysvětlíme si využití služby CRMService.
S pozdravem Váš NetGenium Tým.