Tvorba a schvalování mezd
Obsah tutoriálu:
- hromadná tvorba mzdových podkladů;
- editace mzdových záznamů;
- schvalování mzdových záznamů;
- statistický přehled mezd.
Vytvoření mzdových podkladů – pohled zaměstnavatele
Pro vytvoření mzdových podkladů a závazků k nim z nich vyplývajících si v aplikaci Mzdy otevřeme nahlížecí stránku Mzdy. Stisknutím tlačítka Nové mzdy otevřeme formulář mezd, v němž lze seznam mzdových záznamů vygenerovat. Vybereme tedy měsíc a rok, pro který chceme seznam vygenerovat, a stiskneme tlačítko Vytvořit mzdové záznamy. Po potvrzení se do formuláře vloží tabulka Mzdové záznamy, která obsahuje seznam všech pracovníků, kteří v daném měsíci odvedli práci (a vznikl tak pro nás v roli jejich zaměstnavatelů závazek). Sloupec Hrubá mzda se naplňuje automaticky z NET Genia, zbylé je třeba dopsat manuálně (pokud jsou některá pole vyplněná, jedná se o data za předcházející měsíc); k nim odpovídající závazky přidáme po stisknutí tlačítka Vytvořit závazky. Ty se také jako nevyřízené zobrazí jednak v připojené tabulce v tomto formuláři, dále také v modulu FINANCE, v aplikaci Ostatní pohledávky/závazky. Jsme-li s formulářem spokojeni, můžeme jej uložit, v opačném případě lze smazat jak vytvořené závazky, tak mzdové záznamy. Záznam formuláře po uložení najdeme v nahlížecí stránce Mzdy. V jednotlivých sloupcích stránky najdeme v podstatě tytéž informace jako v jednotlivých formulářích, až na sloupec Kontrolní součet.
Nahlížecí stránka Mzdové záznamy podává další pohled na mzdy. Seznam lze tentokrát filtrovat nejen podle měsíců a let, ale i podle zaměstnanců. Navíc se zde zobrazuje i počet odpracovaných hodin u každého zaměstnance v daném měsíci a roce. Prostřednictvím této stránky lze – podobně jako v případě formuláře mezd – nahlížet (a částečně upravovat) do jednotlivých mzdových záznamů. Pomocí filtrů nastavíme žádaného pracovníka, dále rok a měsíc, v němž pracoval, a otevřeme nalezený záznam. Na záložce Obecné nastavujeme především tyto hodnoty:
V sekci Hrubá mzda:
- Fixní část mzdy/Hodinová sazba,
v sekci Mzdové náklady:
- Čistá mzda,
- Úhrada mzdy (převodem nebo hotově),
- odvody (zdravotní a sociální pojištění hrazené zaměstnavatelem).
Na záložce Příplatky / Odměny / Srážky můžeme připojit záznam o mimořádné odměně (nebo naopak srážce ze mzdy), hodnota se poté přičte ke mzdě.
Chceme-li mzdu rozdělit mezi vícero středisek, využijeme k tomu záložku Rozdělení mzdy. Po stisknutí tlačítka Nový záznam můžeme určit, jaká procentuální část mzdy bude rozdělena na středisko, které vybereme z rozevírací nabídky.
Záložka Schvalování umožňuje odeslat daný mzdový záznam ke schválení nadřízenému. Informace o stavu schvalovacího procesu záznamu se zobrazí v poli Stav. Jsme-li v roli schvalovatele, zobrazí se záznam se žádostí o schválení v naší nahlížecí stránce Mzdové záznamy ke schválení. Po otevření daného záznamu na záložce Schvalování můžeme mzdový záznam schválit, zamítnout nebo stornovat.
Na záložce Ostatní můžeme změnit účtovací divizi, pojišťovnu, u které je zaměstnanec hlášen, číslo účtu zaměstnance a případně i dalšího příjemce mzdy (z důvodu soudních apod.).
Vytvoření mzdových podkladů – pohled zaměstnance
Jsme-li zaměstnanci firmy, máme možnost mít neustálý přehled o mzdových podkladech – ten se generuje na základě údajů z pracovních výkazů. Jsou v něm zároveň i data o nepřítomnosti, přesčasech a odměnách v týmu (odměny v týmu jsou řešeny v aplikaci Nabídky a zakázky modulu OBCHOD) – viz stránka Moje mzdové podklady. Vybereme si daný měsíc a rok a stiskneme tlačítko Spočítat mzdové podklady. Všechny záložky stránky se tak naplní daty; ty zde slouží jen pro informaci, nikam se nezaznamenávají a nelze je ani uložit.
Přehled o vyplácených mzdách je v nahlížecí stránce Moje mzdy.
Statistický přehled mezd
Přehled o odpracovaných dnech a hodinách a nepřítomnostech podává kategorie Statistika s nahlížecími stránkami Mzdové podklady a Moje mzdové podklady. Zde jsou v přehledné formě zobrazeny počty odpracovaných dní a hodin (plus porovnání s předpokládanou hodnotou) a nepřítomnost rozdělena podle druhu. Pod tabulkou se nachází graf, který je nezávislý na použitých filtrech v tabulce – volíme u něj zaměstnance a období. Jednotlivé položky jsou barevně odlišeny, význam jednotlivých položek udává legenda. Z ní se dovíme, že sledované hodnoty jsou:
- odpracované dny,
- odpracované hodiny,
- odpracované hodiny VSD (VSD = volno, svátek, dovolená),
- přesčasy,
- nepřítomnost.
Tabulky i grafy jsou stejné v obou nahlížecích stránkách, liší se tím, že na stránce Moje mzdové podklady nelze vybrat zaměstnance.