Pro Českou poštu jsme vytvořili aplikaci GES, která generuje smlouvy a jejich přílohy z předem definovaných vzorů a provází je celým životním cyklem od přípravy přes elektronický podpis až po zveřejnění v registru smluv.
Generátor smluv
Aplikace GES řeší generování smluv pro Českou poštu na základě předem definovaného vzoru a výrazně usnadňuje a urychluje práci při vytváření, vyplňování a ukládání smluv včetně příloh. Údaje o klientech přebírá z CRM systému a z registru ARES, informace o uzavřených smlouvách do CRM systému vrací a smlouvy předává k evidenci a zveřejnění v registru smluv včetně jejich anonymizace. Smluvní dokumenty se zasílají klientovi k podpisu v aplikaci ePodpis a podepsané se automaticky ukládají zpět do GES.
Implementované funkce a moduly
- Vzory smluv a příloh
- Správa vzorů s verzemi a společnými částmi textu
- Evidence identifikátorů parametrů smluv a příloh
- Aktualizace rozpracovaných smluv při změně vzoru
- Tvorba smluv
- Vyplnění parametrů smlouvy a příloh podle vzoru s kontrolou vyžadovaných hodnot
- Načtení údajů o klientovi podle IČ z registru ARES nebo z centrální evidence klientů
- Přenos údajů ze smlouvy do příloh a dodatků
- Generování smlouvy a příloh do formátu DOCX a jejich sestavení do jednoho PDF
- Anonymizace smluv a příloh pro soukromé subjekty i pro subjekty veřejné správy
- Životní cyklus smlouvy
- Stavy smlouvy od přípravy přes schvalování a podpis po zveřejnění, výpověď nebo storno
- Dodatky s automatickým číslováním a ukončení smlouvy dohodou nebo výpovědí
- Upozornění na blížící se konec platnosti smluv a příloh
- Přístup ke smlouvám podle regionů
- Hromadné operace
- Hromadné dodatky včetně vygenerování dokumentů, tisku a rozeslání e-mailem
- Hromadné převody, výpovědi, storna a zneplatnění smluv
- Hromadná editace provozoven
- Datakarty podání zásilek
- Automatické založení datakarty při schvalování smlouvy
- Oběh datakarty mezi obchodem a logistikou včetně protinávrhů a zamítnutí
- Rozvrh podání a svozu zásilek s časovými okny
- Verze datakaret a generování infokarty do PDF
- Integrace s dalšími systémy
- Převzetí kontaktních osob, provozoven, podacích míst a bankovních účtů klienta z CRM systému
- Odesílání údajů o smlouvách do CRM systému
- Odeslání smluv k evidenci a zveřejnění v registru smluv a sledování stavu zveřejnění
- Pravidelné exporty smluv a jejich parametrů e-mailem
- Synchronizace s aplikací ePodpis
- Odeslání smlouvy a příloh k podpisu do aplikace ePodpis
- Kontrola smlouvy obchodníkem, kontrola formální správnosti a princip čtyř očí před podpisem
- Automatická avizace k podpisu a upomínky e-mailem
- Automatické uložení podepsaných dokumentů zpět do GES
Výsledky projektu
- Smlouvy a přílohy vznikají jednotně z platných vzorů, rychleji a s kontrolou vyplnění
- Anonymizované verze smluv pro zveřejnění v registru smluv vznikají automaticky
- Údaje o klientech a uzavřených smlouvách se předávají mezi GES a CRM systémem bez ručního přepisování
- Smlouvy se podepisují elektronicky a podepsané dokumenty se automaticky vracejí do GES
Základní charakteristika společnosti
Česká pošta je jedním z největších zaměstnavatelů v České republice. Aplikace Generátor smluv (GES) je určena zejména pro referenty a vedoucí regionů České pošty.
- Web:
- www.ceskaposta.cz
- Obor činnosti:
- Poštovní služby
- Spuštění aplikace:
- 2017
- Implementované řešení:
- Aplikace Generátor smluv (GES)