Vyhledávání a mazání duplicit

Duplicity obchodního vztahu

  • co je duplicita v Adresáři a jak vzniká
  • vyhledání duplicit
  • sloučení duplicit
  • následná kontrola a doladění sloučených záznamů

Adresář je v několika vrstvách tvořen propojenými databázovými tabulkami (Obchodní vztah, Adresa, Kontakt), které dále používají hodnoty z harmonizovaných číselníků (Typ vztahu, Odvětví, Tituly aj.). Podrobnosti jsou popsány v Tvorba obchodních vztahů nebo v Základní nastavení modulu ZÁKAZNÍCI.

Obecně je doporučeno vytvářet jedinečný záznam pro obchodní vztah a připojovat k němu libovolné množství adres a kontaktů. V základním nastavení systém kontroluje a nepovolí vytvoření nového duplicitního záznamu o obchodním vztahu, pokud již existuje záznam se stejnou Zkratkou, nebo Identifikačním Číslem (IČ).

Duplicity mohou vzniknout i ve standardním nastavení, pokud je již existujícímu vztahu přiřazeno stejné IČ, jako má jiný, již existující záznam, případně importem duplikovaných záznamů. Dále lze cíleně kontrolu při tvorbě nových záznamů vypnout, pokud toto nastavení lépe vyhovuje uživateli portálu (např. stejný Obchodní vztah jednou s typem Dodavatel a podruhé s typem Odběratel).

Duplikované Obchodní vztahy a Kontakty je možné vyhledat nástrojem Duplicity, který je přístupný ze stejné aplikace jako samotný Adresář.

Vyhledání duplicit obchodních vztahů

Na nahlížecí stránce Duplicity / Adresář obchodních vztahů, která je umístěna v aplikaci Zákazníci / Adresář. Samotné vyhledání duplicitních obchodních vztahů se spustí stisknutím tlačítka Vyhledat duplicity.

vyhledani_duplicit.PNG

Výsledky vyhledávání duplicit

Pokud jsou v databázi po stisknutí tlačítka Vyhledat duplicity nalezeny nějaké obchodní vztahy, které se shodují ve sloupcích Název obchodního vztahu, IČO nebo E-mail, tak jsou tyto obchodní vztahy zobrazeny v nahlížecí tabulce Duplicity / Adresář obchodních vztahů.

Duplicitní obchodní vztahy jsou dále rozřazeny do jednotlivých duplicitních skupin. Číslo skupiny je vždy uvedeno ve sloupci Duplicitní. Podle sloupce Duplicitní lze obchodní vztahy filtrovat, a proto můžeme zobrazit pouze obchodní vztahy ve stejné duplicitní skupině a ty následně sloučit mezi sebou.

vyhledani-duplicit-vysledek.png

Tlačítko Vyhledat duplicity lze stisknout kdykoliv. Při každém prohledávání adresáře obchodních vztahů je sloupec Duplicitní vždy nejprve promazán a až poté je provedeno samotné přiřazování do duplicitních skupin.

Označení hlavního a duplicitního obchodního vztahu

Pomocí filtru na sloupci Duplicitní si vyfiltrujeme duplicitní obchodní vztahy. Pro libovolnou vyfiltrovanou duplicitní skupinu označíme jeden z obchodních vztahů ve sloupci Sloučení duplicit jako Hlavní a zbylé zobrazené duplicitní obchodní vztahy jako Duplicitní. Pak již stačí stisknout tlačítko Sloučit duplicity.

Pokud ve vyfiltrované skupině nebude označen žádný obchodní vztah jako Hlavní nebo Duplicitní, tak po stisknutí tlačítka Sloučit duplicity aplikace zobrazí uživateli chybové hlášení a sloučení duplicit nebude provedeno.

vyhledani-duplicit-oznaceni.png

Sloučení vybraných duplicitních obchodních vztahů

Po stisknutí tlačítka Sloučit duplicity budou všechny obchodní vztahy označené jako Duplicitní smazány. Pokud k některému duplicitnímu obchodnímu vztahu byly přiřazeny nějaké kontaktní osoby, adresy, dokumenty, aktivity, zakázky, finanční doklady (např. vydané faktury) nebo další dokumenty, tak jsou tyto záznamy přeřazeny k hlavnímu obchodnímu vztahu. To znamená, že tyto záznamy nejsou smazány, ale aktualizovány a uživatelé je uvidí v záznamu hlavního obchodního vztahu. (Poznámka: jedná s o záznamy připojené přes cizí klíč (foreign key) anebo vnořené = provázané přes PID).

Ze sloupců duplicitního záznamu obchodního vztahu je přenášen pouze sloupec Poznámky, který je sloučen s hodnotami sloupce Poznámkyhlavního obchodního vztahu. Ostatní sloupce duplicitního obchodního vztahu jsou smazány z databáze.

vyhledani-duplicit-slouceno.png

Při sloučení není řešena duplicita kontaktů a adres obchodních vztahů. Jejich následné promazání je ponecháno na uživateli (ručně). Před dalšími úpravami sloučeného obchodního vztahu je nutné upravit označení Výchozí adresy tak, aby výchozí byla pouze jedna.

vyhledani-duplicit-rucne.png