CRMService

Tutoriál

diagram-crm_s.png

CRMService slouží pro automatické ukládání příchozí a odchozí e-mailové komunikace se zákazníky do aplikace Aktivity ve formě e-mailových aktivit.

Díky CRMService docílíme evidence veškeré příchozí a odchozí komunikace s každým zákazníkem přehledně na jednom místě v NET Geniu v rámci aplikace Aktivity, případně přímo zobrazení této komunikace v konkrétním záznamu obchodního vztahu.

Příchozí komunikace

Služba CRMService prohlíží všechny e-mailové zprávy, které jsou na vybrané e-mailové adrese přijaty. (Je třeba nastavit správce dané e-mailové schránky, aby přeposílal zprávy do CRMService.) Jakmile přijde do Vaší firemní schránky nový e-mail, porovná služba CRMService e-mail odesílatele s databází e-mailů obchodních vztahů, kontaktů a uživatelů NET Genia, a pokud najde příslušný záznam, vytvoří v rámci NET Genia novou aktivitu (v aplikaci Aktivity) o této komunikaci přiřazenou k tomuto vztahu či kontaktu.

Odchozí komunikace

V tomto případě pracuje služba CRMService obdobně. Při odesílání e-mailu zašleme jeho (skrytou) kopii na speciální adresu CRMService (např. crm@netgenium.com, tato adresa je specifická pro každého zákazníka), odkud služba e-mail analyzuje. V případě, že najde podle e-mailové adresy příjemce příslušný obchodní vztah, kontakt či uživatele, vytvoří v jeho rámci novou aktivitu v NET Geniu.

Nově vytvořená aktivita může být pomocí odchozí mailové zprávy přiřazena k existující objednávce či zakázce s příslušným číslem. Je však třeba, aby v předmětu či těle textu emailu byl uveden textový řetězec v jedné z následujících podob:

  • pro objednávku: objednavka:číslo, resp. obj:číslo (bez uvozovek, číslo představuje číslo zakázky ve formátu rrrr-#, kde rrrr je rok a # je číslo objednávky);
  • pro zakázku: zakazka:číslo, resp. zak:číslo, kde číslo je číslo zakázky (bez uvedení roku);
  • pro projekt: projekt:číslo, přičemž číslo je podobně jako v předchozím případě číslo projektu.
  • U všech výše možností může být uveden jako volitelný parametr typ aktivity a/nebo působnost. Například zak:xxx Schůzka, kde Schůzka musí být uvedena v seznamu typů aktivit. CRMService pak vytvoří aktivitu typu Schůzka. Pokud uvedena není parametr je ignorován. Diakritika nebo velká a malá písmena nejsou rozlišována. (Další podrobnosti souvisejíccí se zadáváním parametrů jsou popsány v následujících odstavcích.)

Daná zakázka nebo objednávka, příp. projekt budou zahrnuty tehdy, předchází-li mu odsazení na další řádek (stisknutí klávesy Enter) nebo mezera. Číslo zakázky nebo objednávky nemusí být přiřazeno k označení typu aktivity těsně, tedy mezi číslem a typem může být mezera (pak by hledaný řetězec vypadal například takto: Zak: 58).

Nastavení emailové adresy info@xy.cz u obchodního vztahu

Při vyplňování emailových adres u jednotlivých obchodních vztahů nebo u kontaktů je nutné si dát pozor na vyplnění hodnoty info@xy.cz do položky Emailová adresa. Za proměnnou domény xy si lze dosadit libovolnou doménu. Pokud v adresáři obchodních vztahů nebo kontaktů nebude nalezena emailová adresa odpovídající té v příchozím emailu a zároveň bude u některého obchodního vztahu uvedena emailová adresa se strukturou info@xy.cz, přičemž doména xy.cz se bude shodovat s doménou uvedenou jako adresát v příchozím emailu, tak bude příchozí email zpracován k obchodnímu vztahu s emailovou adresou info@xy.cz.

Nastavování působnosti

V aplikaci System v nahlížecí stránce Uživatelské skupiny jsou uvedeny Role, které jsou uspořádány do struktury stromu. V systému mohou být definovány například čtyři role (R) 1. Jednatel, (R) 2. Vedoucí zakázek, (R) 3. Odpovědná osoba zakázek(R) 4. Zaměstnanec. Ve chvíli, kdy příchozí email bude zpracován službou CRMService, tak bude vytvořena aktivita, u které bude nastavena působnost. V působnosti budou role, do které adresát emailu patří a všechny role, které jsou roli adresáta nadřazeny.

Například když CRMService bude nastavovat působnost u aktivity adresáta z role Odpovědná osoba zakázek, do pole působnost budou přiřazeny role (R) 3. Odpovědná osoba zakázek, (R) 2. Vedoucí zakázek(R) 1. Jednatel. Všichni uživatelé, kteří patří do jedné z těchto rolí, uvidí například v datagridu Všechny aktivity tuto aktivitu. Pouze uživatelé z role (R) 4. Zaměstnanci tuto aktivitu neuvidí.

Nastavení Působnosti a Typu aktivity z emailu

Nově vytvořené aktivitě pomocí e-mailové zprávy lze nastavit určitý typ a působnost. (Lze použít pouze typ a působnost, které jsou již v aplikaci definovány.)

Do textového řetězce v textu nebo názvu emailu, který určuje zakázku, objednávku nebo úkol, ke které(mu) se nová aktivita přiřadí, lze přidat kód působnosti a/nebo název typu aktivity.

Např.: Z emailu, ve kterém bude obsažen následující text: "Zak: 111 Zápis z jednání p2", se vytvoří aktivita typu "Zápis z jednání", přístupná uživatelům úrovně působnosti 2 (a vyšší), přiřazená k zakázce číslo 111.

Působnost nové aktivity lze zadat pomocí kódu role, označujím úroveň role. Např. kód pro "(R) 2. Vedoucí zakázek" z předchozího příkladu je "p2" (nebo "P2").

  • se zadáním "p1" až "p9" je vytvořena aktivita s nastavenou úroveň přístupu podle zvoleného čísla působnosti a vyšší (To znamená, že aktivita, s působností 2, bude přístupná uživatelům úrovně působnosti p2 a p1.)
  • bez "p " je vytvořena aktivita s působností stejnou, jako má odesílatel/příjemce zprávy, která bude přístupná uživatelům se stejným nebo vyšším oprávněním (rolí) jako příjemce/odesilatel emailu.
  • při zadání "p-" nebo "P-" je vytvořena aktivita bez působnosti, která bude přístupná odpovědné osobě aktivity a pokud se jedná o zakázku, pak ještě členům pracovního týmu zakázky.

Typ aktivity. Výchozím typem aktivity je "E-mail", se kterým je aktivita vytvořena vždy, pokud není zvolen jiný.

Pokud je zadán jiný typ, aplikace prohledá tabulku vytvořených typů aktivit a pokud najde jedinečnou shodu, přiřadí zadaný typ. To znamená, že pokud existuje typ "Zápis z jednání" a v textu emailu bude následující textový řetězec "Zak: 111 Zápis p2", aplikace najde shodu a vytvoří aktivitu typu "Zápis z jednání".

Zpracování emailu pro neexistujícího uživatele

Pokud nastane situace, ve které na službu CRMService dorazí email, který bude určen uživateli, který není veden v systému (CRMService se nepodaří najít uživatele s odpovídající emailovou adresou), tak CRMService daný email zpracuje, ale nevytvoří příslušnou aktivitu, protože by ji nebylo možné k někomu přiřadit.

Zpracování informačních emailů

Například v případě změny termínu nebo přidání komentáře do nějakého úkolu NET Genium standardně odesílá informační email. Přijatý email je službou CRMService zpracován, ale CRMService dále nevytváří novou aktivitu.