Video tutoriál
Obsah tutoriálu:
- Ukázka vytvoření záznamu úkolu
- Ukázka vložení komentáře, přílohy a řešitelů
- Nastavení úkolu jako Hotový
- Ukázka schválení a vrácení úkolu
1. Vytvoření nového úkolu
V horním šedém pruhu klikneme na aplikační skupinu ORGANIZACE. Tím se otevře stránka se seznamem našich aktuálních úkolů. Nový úkol vytvoříme z levé navigační lišty nebo pod seznamem úkolů kliknutím na položku Nový úkol. V otevřeném editačním formuláři nového úkolu vyplníme minimálně všechna vyžadovaná pole, která jsou označena hvězdičkou. Zadáme název předmětu, vybereme schvalovatele úkolu, tedy uživatele, který plnění úkolu kontroluje a na závěr úkol schvaluje. Nastavíme požadovanou prioritu plnění. Dále můžeme nastavit termín dokončení, úkol přiřadit k existující zakázce či obchodnímu vztahu pomocí pickeru, vložit popis úkolu nebo nahrát přílohu, například s podklady k úkolu. V sekci Řešitelé vybereme řešitele úkolu, tj. uživatele, kterým bude aktuální úkol zobrazen v jejich úkolech. Můžeme vložit i celkovou pracnost úkolu. Formulář úkolu uložíme.
2. Nastavení úkolu na hotový
Při plnění úkolu mohou řešitelé do úkolu zadávat nové komentáře pro ostatní řešitele či schvalovatele pomocí tlačítka Nový komentář. K úkolu mohou nahrát i přílohu. Jakmile je úkol hotov, řešitel přepne stav na hodnotu Hotový. V případě potřeby (například při výskytu komplikací) lze také stav úkolu nastavit na Pozastavený případně Zrušený. Po uložení úkolu zpozorujeme, že se barva úkolu v nahlížecí stránce změnila. Hotový úkol je nyní označen modrou barvou. To znamená, že čeká na schválení.
3. Schválení a vrácení úkolu
Jakmile byl úkol označen za Hotový, objeví se nám (jsme-li v roli schvalovatele) mezi úkoly ke schválení. Úkol otevřeme a chceme-li úkol zamítnout, změníme stav na Vrácený. Do komentáře můžeme zadat důvod vrácení a uložíme. Barva úkolu se v nahlížecí stránce změnila na oranžovou a řešitelé znovu pokračují v jeho plnění, dokud naše požadavky neuspokojí (zamítnout lze totiž úkol i několikrát za sebou). Jakmile jsme s vyhotovením úkolu spokojeni, úkol otevřeme a klikneme na tlačítko Schválit. V tomto případě je úkol splněn a uzavřen, barva úkolu se v nahlížecí stránce změnila na zelenou.
O zadání nového úkolu, ale také o změnách jeho stavu, schválení či zamítnutí, jsou řešitelé resp. schvalovatel vždy ihned informováni e-mailem.