Video tutoriál
Obsah tutoriálu:
- Vytvoření dokumentů a jejich typů
- Ukázka třídění dokumentů
- Grafické zobrazení dokumentů ve stromové struktuře
- Ukázka tvorby složek dokumentů
1. Vytvoření typů dokumentů
Pro efektivní práci s dokumenty je vhodné si vytvořit nejprve několik jejich typů (např. dokument, směrnice, šablona atd.), do kterých budeme nově vytvořené dokumenty řadit. V aplikaci Dokumenty a směrnice v Nastavení, a poté v Typy dokumentů klikneme na tlačítko Nový typ dokumentu. V otevřeném editačním formuláři nového typu dokumentu zadáme typ dokumentu, vybereme barvu pro označení dokumentu a uložíme. Jakmile máme vytvořen požadovaný počet typů, můžeme přistoupit k samotnému procesu tvorby dokumentů.
2. Vytvoření dokumentu
Na levé navigační liště klikneme na Všechny interní dokumenty a dále na tlačítko Nový dokument. V otevřeném editačním formuláři nového dokumentu vyplníme všechna vyžadovaná pole – vyplníme předmět, vybereme jeden z dříve vytvořených typů dokumentu a nastavíme jeho stav.
Dále můžeme zadat klíčová slova, nechat vyplnit číslo a verzi dokumentu, zadat poznámku k dokumentu, nebo nahrát přílohu.
V záložce Schvalování lze zažádat o schválení interního dokumentu podle předem nastaveného procesu schvalování. Předem nastavený proces schvalování lze dále upravit pro konkrétní záznam nebo dokument.
V záložce Práva na dokument můžeme v sekci Seznam uživatelů a Působnost nastavit, kterým uživatelům nebo uživatelským skupinám bude záznam dokumentu zobrazen. Pokud tyto sekce necháme prázdné, bude dokument zobrazen všem uživatelům.
V sekci Změny můžeme nastavit uživatelské skupiny, které budou mít právo na úpravu dokumentu. Pokud sekci Změny necháme prázdnou, dokument budou moci měnit pouze členové uživatelské skupiny Organizace Dokumenty – Plný přístup.
V záložce Oznámení můžeme nastavit odeslání informačního e-mailu o dokumentu těm uživatelům, kteří mají na daný dokument nastavenou působnost.
V záložce Archiv a Ostatní je uložen přehled změn daného dokumentu.
Dokument po vyplnění uložíme.
3. Přehledy dokumentů
Na nahlížecí stránce Aktivní interní dokumenty vidíme stromovou strukturu našich aktivních dokumentů, které máme právo číst. Dokumenty můžeme v rámci stromové struktury jednoduše táhnutím myši přemisťovat, vnořovat do sebe a vytvářet tak složky dokumentů. Naše Aktivní dokumenty můžeme vyhledávat v tabulkové verzi kliknutím na Vyhledávání.
Uživatel s plným přístupem vidí na nahlížecí stránce Všechny interní dokumenty a pro správce je v Právech na čtení přehledně zobrazeno nastavení práv na čtení dokumentů, které lze v rámci stromové struktury lépe nastavovat.