Vytvoření faktury
Z modulu FINANCE klikneme na stránce Všechny vydané faktury na tlačítko Nová faktura. Tím přejdeme na editační formulář nového záznamu vydané faktury. Zde vyplníme popis faktury a pomocí pickeru vybereme odběratele. Údaje faktury včetně svých položek mohou být snadno zkopírovány z již existující faktury pomocí pickeru Vytvořit kopii z. Po výběru určité faktury budou všechna dostupná data faktury vyplněna i do faktury nové.
Vytvoření položek faktury
Položky představují konkrétní služby či produkty, které fakturujeme našim odběratelům. Klikneme na tlačítko Nová položka a přejdeme na formulář nové položky. Můžeme vložit buď položky bez vazby na produkty nebo sklad, položky z katalogu produktů nebo skladovou položku. V našem případě vložíme Skladovou položku pomocí pickeru a poté navolíme její množství. Pokud jsme hotovi, formulář položky uložíme. Námi vytvořenou položku nyní vidíme v tabulce Položky vydané faktury. Po uložení položky můžeme přidat další stejným způsobem.
Export faktury do formátu PDF a tisk faktury
Po dokončení všech úprav můžeme fakturu vyexportovat k tisku. V sekci Tiskové sestavy klikneme na tlačítko Faktura. Tímto krokem se nám vytvoří soubor PDF, který následně vytiskneme. Na závěr klikneme na tlačítko Uložit.
Elektronická faktura pro odeslání e-mailem
Fakturu, kterou chceme odběrateli poslat e-mailem, vytvoříme tlačítkem E-mail v sekci Tiskové sestavy. Vznikne soubor PDF s vloženou elektronickou fakturou, kterou si odběratel může načíst do svého účetního systému bez přepisování údajů:
- Tuzemský odběratel dostane elektronickou fakturu ve formátu ISDOC.
- Zahraniční odběratel dostane hybridní fakturu Factur-X podle evropské normy EN 16931 – soubor ve formátu PDF/A-3 s vloženou fakturou ve formátu CII.
Za zahraničního se považuje odběratel, jehož stát se liší od státu divize, která fakturu vystavuje. Stát odběratele se určí z pole Stát na faktuře; pokud ho nelze rozpoznat, z předpony DIČ odběratele, a jinak se odběratel považuje za tuzemského.
Pokud fakturu Factur-X nelze sestavit – například když faktura nemá žádné položky nebo když rozpis DPH neodpovídá položkám –, vloží se do PDF elektronická faktura ve formátu ISDOC jako u tuzemského odběratele.
Tlačítko Faktura vytvoří PDF určené k tisku a elektronickou fakturu do něj nevkládá.