1. Vytvoření přijaté faktury
V šedém horním pruhu klikneme na aplikační skupinu FINANCE. V navigační oblasti klikneme na aplikaci Přijaté faktury a otevře se nám stejnojmenná nahlížecí stránka. V ní pak klikneme na tlačítko Nová faktura. Tím přejdeme na editační formulář nového záznamu přijaté faktury. Zde vyplníme popis faktury, datum vystavení, datum zdanitelného plnění, datum splatnosti, číslo faktury a variabilní symbol. Pokud budeme chtít, můžeme naši fakturu přiřadit k určité zakázce pomocí pickeru. V tabulce Položky přijaté faktury klikneme na tlačítko Nová položka. Ve formuláři zkontrolujeme název položky, uvedeme její množství a určíme jednotkovou cenu. Pokud jsme hotovi, záznam uložíme. Námi vytvořenou položku teď vidíme v tabulce Položky přijaté faktury. Na závěr klikneme na tlačítko Uložit. V tabulce Všechny přijaté faktury nyní vidíme námi vytvořený záznam přijaté faktury.
2. Vytvoření přijaté faktury z elektronické faktury
Přijatou fakturu lze vyplnit automaticky z elektronické faktury v některém z těchto formátů:
- ISDOC – soubor .isdoc nebo balíček .isdocx
- UBL nebo CII podle evropské normy EN 16931 – soubor .xml, včetně profilů Peppol BIS Billing 3.0 a XRechnung
- PDF s vloženou elektronickou fakturou – hybridní faktura Factur-X nebo ZUGFeRD, případně PDF s vloženým ISDOC
Nejprve klikneme na tlačítko Nová faktura. V sekci Přílohy klikneme na tlačítko Příloha 1 a nahrajeme soubor s elektronickou fakturou. Po jeho nahrání se zobrazí tlačítko Načíst data, po jehož stisknutí se pole formuláře vyplní daty elektronické faktury – číslem faktury, datem vystavení, zdanitelného plnění a splatnosti, měnou a kurzem, údaji o dodavateli, bankovním spojením, IBAN, SWIFT, variabilním symbolem a číslem objednávky – a k faktuře se přidají její položky. Pokud máme hotovo, klikneme na tlačítko Uložit. Na stránce Všechny přijaté faktury nyní vidíme námi vytvořené faktury.
Při načítání dat platí:
- Dodavatel se dohledá v adresáři podle IČ, a pokud ho nenajde, podle DIČ; mezery ani velikost písmen nehrají roli. Nenalezeného dodavatele uvede upozornění v Poznámkách.
- Položky se přidávají k položkám, které už faktura má – opakované stisknutí tlačítka Načíst data je přidá znovu. Slevy a přirážky na úrovni celého dokladu a zaokrouhlení se převezmou jako samostatné položky.
- Dobropis se převezme se zápornými částkami.
- Měrné jednotky se převádějí podle pole „Kód UNECE“ v číselníku jednotek a stát dodavatele podle pole „Kód ISO“ v číselníku států. Jednotka, jejíž kód v číselníku není, se převezme jako kód a uvede se v Poznámkách.
- Faktura v cizí měně se převezme v měně dokladu včetně všech částek, kurz se načte k datu vystavení. Fakturu v měně, kterou formulář přijaté faktury nenabízí, nenačte.
- Zahraniční DPH – sazbu DPH, kterou divize k datu zdanitelného plnění nezná (například německých 19 %), převezme jako součást ceny se sazbou 0 %, protože zahraniční DPH není odpočitatelná. Převod uvede v Poznámkách.
- Soubory vložené v elektronické faktuře (například výkaz práce nebo objednávka) se uloží do prázdných polí Příloha 2 a Příloha 3.
- Do pole Poznámky se připíšou další poznámky dokladu, údaje, pro které přijatá faktura nemá pole (například odkaz na původní fakturu u dobropisu nebo kategorie DPH), a upozornění, například na nenalezeného dodavatele nebo na součet položek, který nesedí na částku k úhradě. Opakované načtení téže faktury je do Poznámek nepřidá znovu.