Případová studie Progress Language Institute

Profil společnosti

Webová prezentace: www.jazykove-kurzy.cz

Progress Language Institute s.r.o. je jazyková škola se sídlem v Kladně a pobočkou na Praze 5 – nedaleko Anděla. Výuku poskytuje po celé republice díky dalším výukovým centrům. Progress Language Institute nabízí jazykové kurzy angličtiny, němčiny, španělštiny, francouzštiny, ruštiny, italštiny a českého jazyka pro veřejnost a firmy. Pořádá přípravné kurzy k mezinárodním zkouškám z anglického, španělského, francouzského a německého jazyka. Akreditace MŠMT ČR opravňuje Progress Language Institute k organizování jednoletého denního pomaturitního studia se všemi výhodami pro čerstvé maturanty. O počátku existence školy je kladen důraz na vynikající kvalitu všech poskytovaných služeb. Jako jedna z prvních vzdělávacích institucí Progress Language Institute v roce 2003 získal mezinárodní certifikaci ISO 9001:2000.

Cíl řešení

Se zavedením certifikace ISO 9001:2000 bylo spojeno mnoho nových agend a úkolů, které mají za úkol sledovat kvalitu výuky. Agendy byly vedeny v papírové formě. Vyplňování potřebných formulářů zabíralo lektorům a překladatelům mnoho času. Kontrola takto pořízených záznamů byla taktéž značně náročná. Cílem řešení bylo zjednodušit agendu spojenou se sledováním kurzů a překladů v rámci řízení kvality dle ISO certifikace. Zavedením informačního systému chtělo vedení společnosti ušetřit čas svých zaměstnanců a tím snížit náklady na administrativní práce spojené s provozem společnosti.

Řešení

Díky zavedenému systému řízení kvality ISO 9001:2000 jsou všechny vnitřní procesy společnosti dokonale popsány v příručce ISO dokumentace. Tato dokumentace pak byla vodítkem při návrhu intranetové aplikace. Dle formulářů, které byly zavedeny spolu s ISO certifikátem byly vytvořeny jednotlivé formuláře intranetových aplikací. Většina formulářů byla převedena do elektronické podoby. Část dokumentů sloužících ke kontrolám fungování společnosti byla zrušena a nahrazena statistikami generovanými v prostředí informačního systému.

Řešené části

Stručný popis nejdůležitějších součástí (modulů) informačního systému.

Kurzy
Jazykové kurzy jsou pořádány v učebnách, které má škola k dispozici (v Praze a Kladně) nebo v případě firemních kurzů přímo u zákazníků. Pro lektory a učebny jsou generovány rozvrhy hodin. Kurzy je třeba plánovat v souladu s volnými kapacitami - místnosti a lektoři. Systém hlídá kolize v rozvrzích učeben a jednotlivých lektorů. Ke studentům přiřazeným v kurzech jsou sledovány docházky a výsledky testů, které studenti absolvovali. V kartě studenta je pak přehled kompletní studijní historie. Výstupem z kurzů jsou pracovní výkazy lektorů a kompletní informace o hodinách, které proběhli. Lektoři mají možnost v informačním systému žádat o přesunutí výuky (suplování). Žádosti jsou schvalovány vedením školy a následně jsou hodiny předány zastupujícímu lektorovi.

PLI_schema.jpg

Schéma aplikace kurzu

PLI_rozvrh.jpg

  Rozvrh kurzů

Knihovna
Organizace studijních materiálů pro lektory a studenty je řešena v aplikaci knihovna. Zde je evidována každá kniha, CD, nebo DVD. Knihovna je rozdělena dle poboček (Praha a Kladno). U jednotlivých položek je evidováno, kdo a kdy si příslušnou pomůcku vypůjčil. Lektoři mají k dispozici přehledný seznam všech dostupných studijných materiálů.

Zakázky
Zakázky v jazykové škole představují firemní jazykové kurzy nebo překlady či tlumočení. V aplikaci jsou přehledně evidovány zakázky dle stavu v jakém se nacházejí.

Další aplikace
NET Genium obstarává další agendy spojené s chodem společnosti.

  • Interní zprávy a úkoly: aplikace eviduje interní zprávy a úkoly zaměstnanců.
  • Žádosti o dovolenou: centrální evidence žádostí a jejich schvalování vedením jazykové školy.
  • Dokumenty: archiv všech dokumentů a směrnic určených pro zaměstnance a partnery školy.

Vývoj aplikací

Vývoj aplikací trval 2 měsíce. Testování pak zhruba jeden měsíc. Systém byl nasazen do provozu v září 2006, kdy začínal nový školní rok.

PLI_sloupcovy_graf.jpg

  Přehledy hodin, výkazy

Hlavní přínosy

  • Zjednodušení a zpřehlednění plánování kurzů.
  • Snadná kontrola běhu kurzů – statistiky odučených hodin, suplování.
  • Přehledné statistiky pracovních výkazů a docházky jednotlivých studentů.
  • Výrazné omezení informačních šumů díky unifikaci zaznamenávaných informací – jednotné formáty dat umožňují snadné vyhledávání.
  • Snadná komunikace se zaměstnanci a kontrola jejich pracovní činnosti.
  • Využití samotného IS je přínosem vedoucím ke zvýšení efektivity práce.