Případová studie NEXT spol. s r. o.
Profil společnosti
Webová prezentace: www.next.cz
Firma NEXT byla založena v roce 1990 jako společnost s ručením omezeným. Vlastníky jsou Dr. Ivan Pavlíček a Dr. Miloslav Kothera. Základní jmění společnosti činí 5.000.000,00 Kč. V současné době zaujímá firma NEXT vedoucí postavení na trhu bezpečnostních dveří a mechanických zabezpečovacích zařízení. Firma NEXT má zastoupení ve všech krajích ČR. Nedílnou součástí dodávky bezpečnostních dveří a ostatních zabezpečovacích zařízení je i kvalitní montáž a další související služby a péče o zákazníka. Proto firma NEXT zaručuje poskytování služeb nejvyšší úrovně po celé ČR vlastními pobočkami, které se nacházejí v Praze, Ostravě, Brně, Hradci Králové a Plzni. Spokojenost zákazníka je hlavním měřítkem firmy NEXT. Dále poskytují výrobky a služby firmy NEXT exkluzivní a autorizovaní partneři v Karlových Varech, Sokolově, Teplicích, Děčíně, České Lípě, Liberci, Kladně, Písku, Českých Budějovicích, Táboře, Zlíně, Olomouci, Třinci, Benátkách nad Jizerou, Berouně, Jihlavě, Poličce, Čáslavi, Znojmu, Blansku, Prostějově a Žďáru nad Sázavou.
Cíl řešení
Cílem zavedení informačního systému bylo zpřehlednění a zaevidování veškerých vnitřních procesů. Společnost působí na trhu již řadu let, díky této skutečnosti jsou schvalovací a obchodní procesy velice dobře proracované a zaběhnuté. Díky podrobné evidenci informací k jednotlivým zakázkám (plánované telefonáty, záznamy jednání se zákazníkem…) a evidenci vnitřních firemních procesů (schvalování požadavků, skladové dokumenty – převodky příjemky a výdejky) lze detailně kontrolovat běh firmy. Statistické náhledy na informace pak odhalí anomálie a případné hrozby. Taktéž signalizace blížících se nebo již minulých termínů pomáhá udržet dobré jméno společnosti. Zavedením informačního systému dojde ke zpřehlednění všech agend a eliminaci chyb vznikajících při komunikaci mezi jednotlivými zaměstnanci. Centrální ukládání dat v předem jasně definované struktuře umožňuje zpracovávat statistiky a přehledy prodeje.
Řešení
Výběr technologie
V uplynulých letech byl vedením společnosti hledán software, který by pokryl informační potřeby. Hlavními kritérii výběru byla flexibilita řešení a náklady spojené s implementací a provozem. Pro vývoj intranetové aplikace byla zvolena technologie NET Genium kvůli své flexibilitě a možnosti vlastního vývoje aplikací.
Řešené části
Stručný popis nejdůležitějších součástí (modulů) informačního systému.
Poptávka
Zakázka ve společnosti NEXT vždy začíná poptávkou. Poptávka je uskutečněna prostřednictvím telefonu (operátor ji zapíše do systému), nebo je doručena v písemné, elektronické formě. Poptávky obsahují důležité informace o zákazníkovi, typu a množství poptávaného zboží. K poptávkám jsou plánovány další akce (telefonáty, schůzky s technikem na místě…). Pečlivě vedená agenda poptávek, kdy je zaznamenávána každá aktivita, zamezí zbytečným ztrátám potencionálních zákazníků. Důležité je zejména plánování dalších aktivit – zasílání cenových nabídek, schůzky s technikem a opakované telefonáty. Poptávka obsahuje seznam poptávaného zboží a jeho cenu.
Zakázka
Zakázky jsou automaticky generovány z poptávek. Rozsáhlý formulář pro zpracování zakázky obsahuje informace o stavu zakázky a dále pak jednotlivé výrobní příkazy, které se zakázkou souvisí. Z výrobních příkazů je připraven podklad k výrobě daného prvku včetně dokumentace a přesunů materiálu ve výrobních a expedičních skladech. K zakázce jsou evidovány veškeré potřebné informace o objednateli a místě dodání – fakturační, kontaktní a montážní adresy. Zakázku lze plánovat v čase a to jak výrobu, tak montáž u zákazníka. Pracovníci NEXTu plánují čas montážním skupinám a domlouvají montáže zakázek na domluvené termíny.
Výstupem z této agendy jsou četné přehledy a statistiky sloužící pro hodnocení zaměstnanců a vedení společnosti.
Veškeré zákazníkem podepsané dokumenty (smlouvy, zaměření, fotodokumentace…) jsou ukládány v elektronické podobě k zakázkám. Díky tomuto řešení je možno dohledat kompletní dokumentaci k zakázkám v krátkém čase.
Součástí aplikace zakázek je i evidence reklamací, které mohou vzniknout u zákazníka či interně mezi jednotlivými odděleními ve společnosti. Vyhodnocováním těchto podnětů společnost NEXT udržuje vysoký standard kvality výroby a spokojené zákazníky.
Faktury a další dokumenty
K zakázkám jsou automaticky generovány faktury dle položek zakázky. Ostatní nezbytné dokumenty (předávací protokoly, skladové výdejky…) jsou generovány přímo z formuláře zakázky.
Sklad
Výrobní příkazy vystavené k zakázkám obsahují ručně vkládané položky pro atypické výrobky a typizované sestavy výrobků. Tyto sestavy mají až sedm úrovní. Sklad pak pracuje s položkami na nejnižší úrovni nebo s hotovými výrobky pro konkrétní zakázku.
Další aplikace
NET Genium obstarává další agendy spojené s chodem společnosti.
- Interní požadavky: aplikace eviduje interní požadavky zaměstnanců na nákupy spotřebního materiálu. Schvalování probíhá dvouúrovňově (nadřízený a vedení společnosti).
- Majetek: evidence majetku včetně seznamu zapůjčených věcí jednotlivým zaměstnancům.
- Marketing: aplikace umožňuje sledování výdajů na reklamu rozloženou v čase s různými statistickými přehledy.
Vývoj aplikací
Veškeré aplikace byly vyvinuty pracovníky společnosti NEXT. Některé části aplikací byly konzultovány v rámci technické podpory s vývojáři NET Genia. Vývoj aplikací trval 6 měsíců. Testování pak zhruba 2 měsíce. Systém byl nasazen do provozu 1. ledna 2006, během následujícího půl roku byly ještě prováděny drobné změny ve formulářích a skriptech.
Hlavní přínosy
- Přehledné kontroly procesů a minimalizace chyb ve výrobě.
- Jednotná správa nabídek, zakázek, objednávek a všech událostí, které jsou s nimi spojeny.
- Výrazné omezení informačních šumů díky unifikaci zaznamenávaných informací – jednotné formáty dat umožňují snadné vyhledávání.
- Snadná komunikace se zaměstnanci a kontrola jejich pracovní činnosti.
- Statistické přehledy pro vedení společnosti – kontroly hospodaření.
- Využití samotného IS je přínosem vedoucím ke zvýšení efektivity práce.