Případová studie BLINDING SYSTEMS LAMA, s.r.o.
Profil společnosti
Webová prezentace: www.lama-bs.cz
Firma se zabývá prodejem, projektováním a instalací veškeré kvalitní stínící techniky. Specializuje se na celkové řešení problémů v oblasti stínění rodinných domů, rezidencí, kanceláří apod. BLINDING SYSTEMS LAMA, s.r.o. zastupuje českého výrobce veškeré stínící techniky - společnost SERVIS CLIMAX s.r.o. a rakouského výrobce slunečních plachet "DRAKŮ" - společnost SOLIDAY. Na našem trhu firma BLINDING SYSTEMS LAMA, s.r.o. jako první představila bambusovou žaluzii. Tyto žaluzie jsou skutečně horkou novinkou na trhu stínění, a svými skvělými vlastnostmi, stejně jako exkluzivním designem získávají stále více příznivců. BLINDING SYSTEMS LAMA, s.r.o. se zabývá navrhováním exteriérových stínících prvků roletových, žaluziových i textilních systémů. Pro úspěšné zvládnutí jakékoli zakázky úzce spolupracuje s význačnými evropskými výrobci stínících produktů. Společnost BLINDING SYSTEMS LAMA, s.r.o. má 20 zaměstnanců.
Cíl řešení
Hlavním motivem pro zavedení globálního informačního systému bylo vytvoření centrálního úložiště a jednotného formátu ukládání informací o nabídkách a zakázkách. Stav, kdy každý prodejce ukládal nabídky na své lokální pracovní stanici byl nekontrolovatelný. Zavedením informačního systému chtělo vedení společnosti dosáhnout zpřehlednění všech agend a eliminaci chyb vznikajících při komunikaci mezi jednotlivými prodejci. Dále pak maximálně zjednodušit práci prodejců při sestavování nabídek a smluv. Veškeré tiskové dokumenty byly graficky sjednoceny a připraveny pro tisk z informačního systému. Centrální ukládání dat v předem jasně definované struktuře umožňuje zpracovávat statistiky a přehledy prodeje. Sledování nabídek a zakázek v kalendáři (důležité termíny…) dále zpřehlední kontrolu procesu zpracování.
Výběr technologie
Pro vývoj intranetové aplikace byla zvolena technologie NET Genium kvůli své flexibilitě. Vzhledem k tomu, že zpracování nabídek a zakázek prochází mnoha specifickými stavy (kontroly, výběry položek z ceníku, generování faktur…) nebylo možno využít žádné stávající nebo již hotové řešení.
Řešené části
Stručný popis nejdůležitějších součástí (modulů) informačního systému.
Nabídka
Postup při tvorbě nabídky byl sjednocen. Jednotlivé položky nabídky jsou načítány z interního ceníku. Při výběru položky je automaticky dopočítána nákupní a prodejní cena. Nabídka pak obsahuje kompletní cenový přehled, který je dále zpracováván prostřednictvím statistik. Prodejce pak pouze doplní další nezbytné informace a nabídku vytiskne či odešle e-mailem zákazníkovi.
Zakázka
Zakázky mohou vznikat několika způsoby, jsou automaticky generovány z nabídek (převzetí položek a informací o zákazníkovi) nebo jsou vytvářeny samostatně. Poslední možností vzniku zakázky je import z e-shopu, ze kterého je možné převzít položky nákupu a informace o nakupujícím. Zakázka obsahuje mnoho dalších informací a statusů, které umožňují sledování jejího průběhu (objednávka materiálu, vystavení faktury, datum montáže…)
Životní cyklus zakázky
Subdodávky Tato aplikace bezprostředně navazuje na zakázky. Jednotlivé položky zakázky jsou objednávány u různých výrobců. Objednávky subdodávek jsou hromadně evidovány. Ve chvíli, kdy jsou jednotlivé subdodávky pro zakázku k dispozici na skladu je zakázka automaticky označena statusem k montáži.
Fakturace Ke smlouvám jsou automaticky generovány faktury dle položek zakázky. Faktury jsou exportovány pomocído účetního software. Money S3.
E-shop Na informační systém je napojen e-shop určený pro velkoobchodní partnery. Nákupy z e-shopu jsou zařazeny mezi běžné zakázky.
Statistiky a přehledy Pro vedení společnosti jsou připraveny grafické a numerické statistiky prodeje s možností nastavení parametrů.
Úvodní strana informačního systému a statistické přehledy
Hlavní přínosy
- Jednotná správa nabídek, zakázek, objednávek a všech událostí, které jsou s nimi spojeny.
- Výrazné omezení informačních šumů díky unifikaci zaznamenávaných informací – jednotné formáty dat umožňují snadné vyhledávání.
- Zrychlení práce s ceníky žaluzií při tvorbě nabídek – eliminace chyb.
- Snadná komunikace se zaměstnanci a kontrola jejich pracovní činnosti.
- Veškeré agendy jsou vedeny v jednotném prostředí informačního systému. Odpadá složité zaškolování zaměstnanců při doplnění nových aplikací.
- Statistické přehledy pro vedení společnosti.
- Využití samotného IS je přínosem vedoucím ke zvýšení efektivity práce.