Plánování směn - Online nápověda
Video tutoriál - Plánování směn
Obsah tutoriálu:
- typy směn;
- nová směna;
- kopírování směn;
- schvalování směn.
1. Vytvoření typu směny
Při plánování pracovních směn je výhodné si nejprve definovat typy směn, které následně budou sloužit jako jakési šablony pro vytváření záznamů směn. V aplikaci Plán směn proto klepneme na kategorii Nastavení, čímž se rovnou otevře nahlížecí stránka Typy směn. Pokud jsme doposud žádné typy směn nevytvořili, bude tento seznam prázdný. Nový typ směny vytvoříme stisknutím tlačítka Nový typ směny. Tím otevřeme formulář, v němž vyplníme především název směny a zkratku, pod kterou se bude zobrazovat. Záznamy směn tohoto typu je možné od ostatních barevně odlišit; barvu přidělíme pomocí palety Návrhář barev v poli Barva. Klíčovou vlastností, kterou se typy směn specifikují (a vlastně důvod, proč se zavádějí), je pracovní doba (v polích Od a Do), nicméně vyplnění těchto polí není povinné.
2. Vytvoření záznamu směny
Chceme-li naplánovat své směny (a tím je připravit pro kontrolu a schválení nadřízeným), otevřeme nahlížecí stránku Plán mých směn. V ní se v horní části nachází kalendář (jeho časové rozpětí je volitelné pomocí rozbalovacích nabídek nad ním). Pohledem do něj můžeme snadno zjistit, kterým dnům ve zvoleném období máme směny přiřazeny. Pod tímto kalendářem se nachází ještě jeden, obvykle zobrazující aktuální měsíc (a směny v něm) se zvýrazněným aktuálním dnem. Pokud chceme změnit časové rozpětí tohoto druhého kalendáře, použijeme rozbalovací nabídky pod ním podobně jako u předchozího kalendáře. V obou kalendářích jsou směny barevně odlišeny podle našeho předchozího určení. Barvy a typy směn (resp. pracovní dobu) lze samozřejmě u směn i nadále upravovat po klepnutí na zkratku směny v jejím záznamu.
Směnu vytvoříme tak, že klepneme do pole náležejícímu určitému dni. Po potvrzení se otevře formulář nové směny, v níž je předvyplněn aktuálně přihlášený uživatel a typ směny (abecedně první ze seznamu). Všechny údaje jsou upravitelné. Pokud jsme v roli nadřízeného a vytváříme záznamy směn jiných uživatelů, vybereme uživatele z rozbalovací nabídky Zaměstnanec. Jakmile budeme s vyplňováním formuláře hotovi, uložíme jej. Záznam směny pak uvidíme na obou kalendářích v nahlížecí stránce Plán mých směn a také v nahlížecí stránce Plán směn, který zobrazuje záznamy směn všech uživatelů.
3. Kopírování směn
Při zadávání směn je možné směny za některé údobí zkopírovat do údobí jiného. Příslušný formulář, pomocí kterého tuto akci provedeme, otevřeme po klepnutí na položku Kopírování směn v kategorii Nastavení anebo stisknutím tlačítka Kopírovat směny v nahlížecí stránce Plán směn. Ve formuláři opět vybereme zaměstnance, jehož směny chceme kopírovat (nemusíme jím být zrovna my), dále datum, od kterého se mají směny zkopírovat, počet následujících dní, jejichž záznamy se zkopírují, a samozřejmě datum, od kterého se data vloží. Je třeba připomenout, že záznamy se nepřepisují – pokud ve dnech, do kterých byly vloženy zkopírované záznamy, již před kopírováním byly nějaké záznamy se směnami, ty tam zůstanou i po kopírování záznamy novými. Tento proces je nevratný, takže skutečnost, že se data nepřepisují, slouží jako určitý jistící prvek, který zaručuje, že nedojde ke ztrátě dat. Pokud však až dodatečně zjistíme, že jsme směny zkopírovali nevhodně, musí se přebytečné záznamy vymazat ručně.
4. Schvalování směn
Schválenou směnou se rozumí směna, která je tzv. uzamčená. To se navenek projeví tak, že zaškrtávací pole, které je v záznamu každé směny (na nahlížecí stránce Plán směn), bude zaškrtnuto. Směnu lze schválit tak, že si otevřeme její formulář a zaškrtneme pole Uzamčeno. Směny však lze pro zvolené údobí schvalovat i hromadně. Slouží k tomu formulář Hromadné uzamčení směn, který otevřeme po stisknutí tlačítka Hromadné uzamčení v nahlížecí stránce Plán směn, resp. po klepnutí na položku Hromadné uzamčení směn v kategorii Nastavení. Ve formuláři se vyplní pouze časové rozmezí, pro jaké mají být směny uzamčeny; pozor, tímto procesem se schválí všechny směny, které jsou v daném údobí definovány, a to všem uživatelům. Stisknutím tlačítka Uzamknout směny se směny schválí. Pokud došlo k omylu či chcete-li některé směny později odemknout (zrušit jim status schválení), je to třeba provést ručně – na rozdíl od předchozího případu (kopírování směn) je ale výhodou, že patřičná pole jsou přímo v jednotlivých záznamech, netřeba tedy při změně stavu otevírat celý formulář směny.
Poté, co směny schválíme (označíme je jako uzamčené), lze zbylé vymazat – to se provede po stisknutí tlačítka Vymazat neuzamčené požadavky. Pozor, tato akce je opět nevratná.