Tvorba a schvalování rezervací - Online nápověda

Video tutoriál - Rezervace

Obsah tutoriálu:

  • správa firemního katalogu položek;
  • rezervace a výpůjčky položek a komodit;
  • schvalování rezervací;
  • zobrazení všech rezervací v kalendáři.

1. Vytvoření katalogu položek pro rezervace

Před samotným vytvořením rezervací je nutné vytvořit katalog položek pro rezervace (aby bylo co rezervovat).

a) Vytvoření kategorií položek katalogu:

Na navigační liště klikneme na aplikaci Rezervace, dále pak na Nastavení a odtud na nahlížecí stránku Kategorie položek rezervace. Stiskneme tlačítko Nová kategorie, a tím přejdeme na editační formulář nové kategorie. Jednoduše vyplníme název kategorie a záznam uložíme. Po vytvoření dostatečného počtu kategorií můžeme vytvořit položky, které do nich patří.

b) Vytvoření položek katalogu:

V Nastavení klikneme na nahlížecí stránku Položky rezervace a stiskneme tlačítko Nová položka. V otevřeném editačním formuláři vyplníme název položky a vybereme ze seznamu kategorii (vytvořenou v předchozím kroku popsaným způsobem), do které spadá. Záznam položky na závěr uložíme. Po vytvoření všech požadovaných položek máme katalog hotov a můžeme přejít k samotnému procesu tvorby rezervací.

2. Vytvoření žádosti o rezervaci položky

V levé navigační liště aplikace klikneme na položku Nová žádost o rezervaci. Otevře se nám formulář nové rezervace. V něm Pickerem vybereme rezervovanou položku, zadáme důvod a termín rezervace, vyplníme žadatele (dle výchozího nastavení přihlášený uživatel) a schvalovatele rezervace. V Pickeru se nám kromě položek rezervací zobrazují i kategorie, takže je možné je filtrovat. Žádost o rezervaci na závěr uložíme.

3. Schvalování žádosti

Schvalovateli se nyní objevila nová žádost o rezervaci na nahlížecí stránce Rezervace k mému schválení. Po otevření záznamu může tuto žádost tedy schválit či zamítnout stisknutím tlačítka Schválit či Zamítnout. I po schválení žádosti ji však lze zpětně zamítnout a naopak. Jakmile je žádost o rezervaci jednou schválena, v nahlížecích stránkách se změní její barva na zelenou. Další žádosti o rezervaci stejné položky, které zasahují do termínu již schválené rezervace, však už schválit nelze z důvodu vzniku kolize.

Přehledy žádostí a rezervací

Na své žádosti a schválené rezervace může uživatel nahlížet v příslušných tabulkových přehledech, ale také v několika grafických kalendářích, které jsou pro časovou interpretaci rezervací často vhodnější a přehlednější. S jejich pomocí je možné také vytvářet žádosti o rezervace konkrétní položky v určitém termínu přímo kliknutím na požadovaný den rezervace v příslušném řádku či sloupci; stačí do vybraného data klepnout a vyplnit formulář žádosti o rezervaci. To je možné v Plánovacím kalendáři a Ganttově diagramu.