Dokumenty a směrnice - Online nápověda

Video tutoriál - Dokumenty a směrnice

Obsah tutoriálu:

  • tvorba firemních dokumentů a interních směrnic;
  • přikládání obrazových a dalších příloh k dokumentu;
  • grafické zobrazení dokumentů ve stromové struktuře.

1. Vytvoření typů dokumentů

Pro efektivní práci s dokumenty je vhodné si vytvořit nejprve několik jejich typů (např. dokument, směrnice, šablona atd.), do kterých budeme nově vytvářené dokumenty řadit. Klikneme na aplikaci Dokumenty a směrnice na navigační liště, dále pak na Nastavení a Typy dokumentů. Na otevřené nahlížecí stránce stiskneme tlačítko Nový typ dokumentu. Po otevření editačního formuláře zadáme název typu dokumentu a vybereme jeho barvu kliknutím na ikonku návrháře barev. Formulář poté uložíme. Jakmile máme vytvořen požadovaný počet typů, můžeme přistoupit k samotnému procesu tvorby dokumentů.

2. Vytvoření dokumentu

Na navigační liště klepneme na položku Nový dokument a přejdeme do editačního formuláře dokumentu. V něm vyplníme všechna vyžadovaná pole (předmět dokumentu, dále vybereme jeden z dříve vytvořených typů dokumentu, určíme stav dokumentu), z rozbalovacího seznamu vybereme odpovědnou osobu (osobu, která dokument vytvořila, nebo za něj zodpovídá) atd. Můžeme připojit i přílohu, a to několika typů:

  • Příloha… výběrem připojujeme přílohu libovolného typu, která bude zahrnuta do NET Genia. Příloha je uložena přímo na serveru, na němž je spravován systém NET Genia.
  • Obrázek… v tomto případě jde o  výběr obrázku. V editačním formuláři, nahlížecích tabulkách a detailech mohou být zobrazeny zmenšené náhledy obrázku. Obrázek je uložen přímo na serveru spravovaném NET Geniem.
  • Odkaz… touto volbou připojujeme odkaz na soubor umístěný  na síťovém disku. Příloha je pak dostupná pouze z lokální sítě, v níž je viditelný příslušný síťový disk. Příloha není uložena na serveru s aplikací NET Genium.

Na spodní straně formuláře nalezneme rovněž volbu Informovat další uživatele o tomto dokumentu pro zasílání zpráv o uložení dokumentu dalším uživatelům.

V záložce Práva na čtení definujeme působnost – vybereme uživatele a uživatelské skupiny, kterým bude záznam dokumentu zpřístupněn. Na závěr formulář dokumentu uložíme.

Přehledy dokumentů

Na nahlížecí stránce Interní dokumenty vidíme nyní stromovou strukturu našich aktivních dokumentů, které máme právo číst. Dokumenty můžeme v rámci stromové struktury jednoduše táhnutím myši přemisťovat, vnořovat do sebe a vytvářet tak složky dokumentů podobným způsobem, jako se přesouvají soubory do složek v průzkumníku operačního systému Windows. Další záložka nám nabízí pohled na dokumenty včetně dokumentů již neaktivních.