Schvalování přijatých faktur - Online nápověda
Video tutoriál - Schvalování přijatých faktur
Obsah tutoriálu:
- vícestupňový systém schvalování.
Vytvoření žádosti o schválení
V přijaté faktuře můžeme na záložce Schvalování vytvořit žádost o její schválení, tj. odeslat fakturu ke schválení např. našemu nadřízenému. Klikneme tedy na tlačítko Nová žádost, čímž se nám otevře formulář schvalování. Schvalování můžeme pojmout pouze jako Výzvu k seznámení se s fakturou, spočívající v tom, že příjemce pouze potvrzuje obeznámení se s dokladem. Vybereme-li volbu Jednoduché schvalování, bude faktura schvalována jedním schvalovatelem. Při volbě Postupné je pak fakturu možné schvalovat až třemi schvalovateli, přičemž je faktura schvalována postupně (tj. napřed musí být schválena 1. schvalovatelem, aby mohla být schválena 2. schvalovatelem, …). V tomto případě však nemusíme nutně definovat všechny 3 schvalovatele. Nevyplněním 3. schvalovatele bude faktura schvalována pouze dvěma schvalovateli. Na závěr můžeme informovat další uživatele portálu o uložení našeho záznamu schvalování pomocí volby Informovat další uživatele o tomto schvalování (více o použití této funkce zde).
Žádost o schvalení můžeme uložit.
Schvalování žádostí
Nyní mohou schvalovatelé žádost schválit či zamítnout. Žádost o schválení je možné otevřít z příslušné přijaté faktury nebo prostřednictvím aplikace Schvalování. Při vytvoření žádosti jsou však schvalovatelé, kteří tuto žádost schvalují, o žádosti také automaticky informováni e-mailem, ze kterého je možné záznam žádosti rovnou otevřít. Při postupném schvalování je informován nejprve první schvalovatel, teprve po jeho schválení druhý schvalovatel atd. Ve formuláři žádosti stisknutím tlačítka Schválit žádost schválíme, tlačítkem Zamítnout naopak zamítneme. Při zamítnutí žádosti je nutné připojit do komentáře důvod zamítnutí. Při postupném schvalování je třeba také nejprve vyčkat na výsledek schvalování předchozího schvalovatele (např. faktura je nejprve schvalována vedoucím oddělení, pak vedoucím pobočky a nakonec vedoucím společnosti). Na konci schvalovacího procesu je vždy podavatel žádosti o výsledku schvalování automaticky informován e-mailem.
Schémata žádostí
V rámci aplikace Schvalování, která je pro schvalování přijatých faktur využívána, je také možné vytvořit několik schémat schvalování. Tato schémata představují přednastavené schvalovací šablony obsahující počet schvalovatelů a jejich konkrétní jména. Pomocí schvalovacích schémat můžeme rychle tvořit žádosti o schválení bez zdlouhavého nastavování. V navigační liště klikneme na nahlížecí stránku Schémata schvalování a tlačítko Nové schéma schvalování. Zde zadáme název schématu, jeho typ a schvalovatele. Schéma uložíme.
Otevřeme-li si pak určitou přijatou fakturu, na záložce Schvalování můžeme vytvořit žádost o schválení dle přednastaveného schématu. Vybereme požadované schéma schvalování a klikneme na tlačítko Vytvořit žádost. Žádost o schválení bude automaticky vytvořena.