CRMService je samostatná služba, která běží na pozadí operačního systému vašeho webového serveru. Slouží pro automatické ukládání příchozí a odchozí e-mailové komunikace se zákazníky do aplikace Aktivity ve formě e-mailových aktivit, a k automatické obousměrné synchronizaci kalendáře s aplikací MS Outlook.
CRMService ukládá do NET Genia pouze ty e-mailové zprávy, které se týkají zákazníků uložených v adresáři. Motivuje tím také uživatele informačního systému k poctivému zadávání nových obchodních vztahů nebo kontaktů, a tím udržuje firemní adresář neustále aktuální.
Díky službě CRMService budete mít po ruce kompletní historii e-mailové komunikace s daným zákazníkem dostupnou všem zaměstnancům.
Příchozí komunikace
CRMService neustále monitoruje vaší firemní e-mailovou schránku. V momentě, kdy do schránky dorazí nový e-mail, pokusí se vyhledat adresu odesílatele v adresáři a zároveň adresu příjemce v seznamu uživatelů informačního systému. Vyhodnotí-li příchozí zprávu jako relevantní pro zaevidování do aplikace Aktivity, provede se dodatečná analýza pro spárování zprávy s existující zakázkou. Ta je založena na uvedení čísla zakázky do předmětu zprávy nebo přímo do obsahu zprávy na samostatný řádek. Číslo zakázky musí být vždy uvedeno ve formátu „Zak:číslo” (bez uvozovek, kde číslo představuje číslo zakázky, např. tedy „Zak:4”).
Odchozí komunikace
Při odesílání e-mailové zprávy zákazníkovi je nutné zaslat jeho skrytou kopii na speciální e-mailovou adresu služby CRMService. Tato adresa je specifická pro každého majitele informačního systému NET Genium, např. tedy crm@netgenium.com. Dále probíhá analýza e-mailové zprávy stejně jako u příchozí komunikace.
Kalendář
CRMService oboustranně synchronizuje aktivity všech uživatelů, kterým se shoduje zadaná e-mailová adresa v tabulce uživatelů s e-mailovou adresou na portálu Microsoft.