Tvorba dokumentu - Online nápověda
Video tutoriál - Tvorba dokumentu
Obsah tutoriálu:
- evidence nabídek, objednávek, smluv a dalších typů dokumentů;
- přiřazování dokumentů k obchodním vztahům, zakázkám a objednávkám;
- systém práv pro omezení přístupu zaměstnanců k jednotlivým dokumentům;
- připojování příloh k dokumentům;
- rychlé odesílání dokumentů e-mailem;
- kontrola časové platnosti dokumentu;
- kategorizace dokumentů a poznámky k dokumentům.
Vytvoření nového záznamu dokumentu
V modulu ZÁKAZNÍCI klikneme na aplikaci Dokumenty a v nahlížecí stránce Dokumenty stiskneme tlačítko Nový dokument nebo klikneme na stejnojmennou položku v navigační liště.
Editace dokumentu
V otevřeném formuláři dokumentu vyplníme všechna vyžadovaná pole označená hvězdičkou. V sekci Vazby můžeme záznam dokumentu pomocí Pickeru přiřadit k existujícímu obchodnímu vztahu a nabídce/zakázce a po zaškrtnutí pole též kontaktu, kampani či velké objednávce. Kliknutím na tlačítko Vytvořit velkou objednávku můžeme dokonce vytvořit novou objednávku, která bude již k dokumentu ve výchozím stavu přiřazena. Samotnou souborovou přílohu k záznamu přiřadíme v sekci Poznámky a souborové přílohy. Pomocí tlačítka Procházet vybereme požadovaný soubor a nahrajeme ho do systému. Takovýchto příloh můžeme v rámci záznamu nahrát samozřejmě několik. Pokud nevyhovuje název, lze přílohu přejmenovat po zaškrtnutí pole Přejmenovat přílohu… Přílohu lze následně (spolu s textem, který eventuálně můžeme dopsat) poslat libovolnému příjemci, nejčastěji pravděpodobně kontaktu přiřazenému danému obchodnímu vztahu.
Na záložce Práva na čtení můžeme pomocí Působnosti nastavit práva na čtení dokumentu. Ze seznamu uživatelských skupin (rolí) lze vybrat ty, kterým bude dokument zobrazen v nahlížecích stránkách. Výběrem uživatelských skupin zamezíme zobrazení tohoto dokumentu členům jiných skupin. Jestliže se rozhodneme práva na čtení nenastavovat a nevybereme v Působnosti žádné uživatelské skupiny, záznam bude zobrazen všem uživatelům.
Chceme-li, můžeme odeslat informativní e-mail o uložení dokumentu ostatním uživatelům; ty lze přidat pomocí Působnosti po zaškrtnutí pole Informovat další uživatele o tomto dokumentu… E-mail se odešle po uložení formuláře.
U dokumentů lze také určit jejich platnost. Datum, v němž dojde ke skončení platnosti dokumentu, zadáme do pole Termín vypršení na záložce Obecné formuláře dokumentu. Záznamy dokumentů, kterým skončila platnost, lze najít v nahlížecí stránce Vypršené dokumenty.
Je rovněž možné nechat si zvýraznit záznamy dokumentů, kterým skončí platnost. Takové záznamy najdeme na nahlížecí stránce Dokumenty, které brzo vyprší. Chceme-li určit datum, kdy se daný záznam objeví v této stránce, otevřeme si jeho formulář a datum vepíšeme do pole Termín upozornění. Při zadávání termínu vypršení pomocí kalendáře se automaticky vyplní i pole Termín vypršení. Automaticky vložené datum je o měsíc opožděno oproti termínu vypršení. Samozřejmě můžete zvolit jiné datum a vepsat jej buď ručně, nebo výběrem pomocí připojeného kalendáře. Nechceme-li tímto způsobem být upozorňováni na končící platnost dokumentu, ale chceme termín vypršení ponechat v příslušném poli, zaškrtneme na záložce Ostatní pole Neupozorňovat při vypršení.
Záznamy dokumentů lze vytvářet v rámci určitého obchodního vztahu. V otevřeném formuláři obchodního vztahu, v tomto případě na záložce Zákazníci, klikneme na tlačítko Nový dokument. Takový dokument bude automaticky přiřazen k obchodnímu vztahu, z jehož otevřeného formuláře jsme tlačítko stiskli.