Tvorba aktivit - Online nápověda
Video tutoriál - Tvorba aktivit
Obsah tutoriálu:
- plánování úkolů, schůzek, porad, školení, e-mailových či faxových zpráv, telefonních hovorů…;
- přiřazování aktivit k obchodním vztahům, zakázkám, kampaním či reklamacím;
- sledování plnění aktivit a vynaložených nákladů;
- rychlé odesílání informací o aktivitách e-mailem;
- zobrazení aktivit v kalendáři.
Vytvoření a editace nové aktivity
V navigační liště klikneme na aplikaci Aktivity a poté na položku Nová aktivita. V otevřeném formuláři vyplníme všechna potřebná pole, především však Předmět a Typ aktivity. V sekci Termín splnění zaškrtnutím políčka Od-Do zobrazíme počáteční i konečný termín splnění pro případ, že je nutné naplánovat splnění aktivity v určitém časovém rozmezí. V sekci Splnění aktivity pak stisknutím tlačítka Splněno + Uložit aktivitu uložíme a do pole Datum splnění se automaticky vepíše aktuální datum a čas. Pokud stiskneme tlačítko Splněno + Uložit + naplánovat další, formulář aktivity se uloží s aktuálním datem splnění a otevře se nový formulář aktivity stejného typu a se stejnými přiřazenými vazbami. Chceme-li, můžeme samozřejmě datum splnění editovat i ručně. Aktivity s vyplněným datem splnění jsou označeny jako splněné a v nahlížecích stránkách mají zelenou barvu. V sekci Vazby… lze přiřadit k aktivitě existující obchodní vztah, kontakt, zakázku, kampaň, objednávku, reklamaci nebo úkol pomocí Pickeru. Souborové přílohy k aktivitě připojíme stisknutím tlačítka Procházet, čímž vybereme požadovaný soubor a nahrajeme ho do systému. Souborů lze připojit několik naráz do jednoho formuláře.
Záložka Předchozí aktivity nám zobrazuje seznam ostatních aktivit, které jsou přiřazeny ke stejnému obchodnímu vztahu, k němuž se váže aktuálně otevřená aktivita.
Záložka Finance umožňuje v případě, že bylo nutné v rámci aktivity podniknout určitou jízdu např. firemním automobilem, určit náklady na aktivitu vypočtené z informací o této jízdě.
Na další záložce Práva na čtení pomocí Působnosti nastavíme práva na čtení aktivity, tj. uživatele systému, kterým se aktivita zobrazí v nahlížecích stránkách (stejným způsobem, jako je tomu u dokumentů).
Na záložce Ostatní najdeme zaškrtávací pole Označit. To určuje, zda bude aktivita dostupná v rámci hromadného zpracování aktivit v nahlížecích stránkách. Postup hromadného zpracování aktivit je popsán dále v následující části Hromadné zpracování aktivit. Stanovení hodnoty číselné Priority pak určuje důležitost aktivity (čím vyšší priorita, tím vyšší důležitost – ale samozřejmě záleží na zvyklostech uživatelů systému).
Pokud nechceme být upozorňováni na vypršení platnosti aktivity, zaškrtneme příslušné pole Neupozorňovat při vypršení. Na spodní straně formuláře nalezneme rovněž volbu Informovat další uživatele o této aktivitě… pro zasílání zpráv o uložení aktivity dalším uživatelům.
Formulář aktivity uložíme. Stejným způsobem jako dokumenty lze i aktivity rovněž vytvářet v rámci určitého obchodního vztahu. Tyto aktivity jsou pak k tomuto obchodnímu vztahu dle výchozího nastavení přiřazeny.
Práce s aktivitami
Aplikace obsahuje seznam nejčastěji používaných typů aktivit, jako je např. úkol, telefonní hovor, schůzka nebo třeba zápis z porady. Tento seznam můžeme kdykoliv rozšířit o vlastní hodnoty, či stávající hodnoty upravit/smazat. V navigační liště klikneme na Nastavení a na Typy aktivit. Z této nahlížecí stránky je možné stisknutím tlačítka Nový typ aktivity zadávat nové typy aktivit. Otevřením záznamu z tabulky můžeme pak určitý záznam upravit či smazat.
V nahlížecí stránce Aktivity je implementována funkce hromadné úpravy označených aktivit. Pomocí zaškrtávacích tlačítek ve sloupci Označit označíme požadované aktivity. Všechny aktivity, které tabulka zobrazuje, označíme tak, že klikneme v tabulce ve sloupci Označit na rozbalovací seznam filtru, zvolíme volbu Přiřadit hodnotu, zaškrtneme pole Označit a volbu uložíme. Jakmile máme označeny všechny aktivity, které chceme hromadně zpracovat, přejdeme na záložku Označené aktivity. Zde můžeme stisknutím jednoho z tlačítek dříve označené aktivity hromadně odznačit, označit jako splněné nebo smazat.
Aktivity jsou také zobrazeny v grafickém kalendáři na nahlížecí stránce Kalendář všech aktivity. Při najetí kurzorem myši na název aktivity se zobrazí detaily aktivity, při kliknutí na její název se pak otevře příslušný záznam.