Schvalování dokumentů - Online nápověda
Video tutoriál - Schvalování dokumentů
Obsah tutoriálu:
- tvorba žádostí o schválení;
- jednoduché a postupné schvalování žádostí;
- tvorba žádostí o schválení dle schvalovacích schémat.
Pomocí schvalování můžeme pozdržet platnost nějakého dokumentu do doby, než bude schválen v rámci procesu schvalování.
Vytvoření žádosti o schválení
V modulu ZÁKAZNÍCI klikneme na aplikaci Dokumenty a buď klikneme na položku Nový dokument, nebo otevřeme z nahlížecí stránky formulář již existujícího dokumentu. Chceme-li podrobit dokument schvalovacímu procesu, klikneme na záložku Schvalování.
Schvalování jednoduchým a postupným způsobem
Na záložce Schvalování stiskneme tlačítko Nová žádost. Tím se přesuneme do formuláře Žádost o schválení dokumentu. Zde vybereme způsob schválení pomocí přepínače Schvalování. Režim Výzva fakticky nevede na schválení, používá se tehdy, pokud chceme vyzvat schvalovatele k seznámení se s dokumentem (schvalovatel přečtení potvrdí stisknutím tlačítka Schválit, nemá možnost žádost zamítnout). Režimy Jednoduché a Postupné se liší v počtu schvalovatelů – v prvním případě je jeden, u dalšího mohou být až tři.
Při schvalování jednoduchým způsobem vybereme v přepínači možnost Jednoduché a z rozbalovací nabídky Schvalovatele vybereme schvalovací autoritu. (Můžeme to být i my.) Napravo je přepínač Stav, který nemůžeme upravovat, a slouží k informování o stavu dané žádosti o schválení.
Osoba, která je označena jako schvalovatel, obdrží žádost o schválení dokumentu do nahlížecí stránky Žádosti k mému schválení. Po otevření formuláře žádosti může žádost schválit (stisknutím tlačítka Schválit) anebo zamítnout (tlačítkem Zamítnout) – v takovém případě je ale třeba uvést důvod zamítnutí. Komentář lze případně připojit i při schválení žádosti.
Postupný režim vyžaduje, aby žádost postupně schválilo více uživatelů. Přepínač Schvalování musí být ve stavu Postupné a v sekci Schválení vybereme schvalovatele (alespoň jednoho). Poté se žádost objeví v nahlížecí stránce prvního schvalovatele, který žádost schválí nebo zamítne. Pokud ji zamítne, schvalovací proces končí a přepínač Stav žádosti se přepne do stavu Zamítnuto. Pokud ji schválí, postupuje žádost dalšímu uživateli a tak dále, dokud není schvalovací proces dokončen.
všechny dokumenty, které jsme v roli schvalovatele schválili, se zobrazí v tabulce všechny žádosti mnou schvalované v nahlížecí stránce Žádosti k mému schválení.
Žádost o schválení lze též stornovat, a to tehdy, pokud si otevřeme formulář daného dokumentu a na záložce Schvalování stiskneme tlačítko Stornovat schvalování.
Pokud chceme dodatečně schválit dříve zamítnutou žádost o schválení, je třeba vytvořit novou žádost z formuláře dokumentu.
Schvalování podle schvalovacích schémat
Jedním ze způsobů, jak lze dokumenty schvalovat, je pomocí schématu schvalování. V takovém případě se aplikuje schvalovací proces definovaný na nahlížecí stránce Schémata schvalování. Zde lze přidávat další schémata a ta stávající upravovat. Nové schéma schvalování vytvoříme tak, že stiskneme tlačítko Nové schéma schvalování. Otevře se téměř totožný formulář žádosti, jaký jsme si popisovali v předchozích případech. Po uložení se schéma přidá do nahlížecí stránky.
Vytváření žádostí prostřednictvím schématu schvalování probíhá tak, že na záložce Schvalování formuláře dokumentu vybereme z rozevírací nabídky Schéma schvalování požadované schéma a stiskneme tlačítko Vytvořit žádost. Záznam žádost se objeví v tabulce Žádosti o schválení dokumentu na téže záložce. Ten lze samozřejmě také otevřít a případně upravit, například změnit schvalovatele. Původně vybranému zmizí žádost o schválení z nahlížecí stránky.
Je rovněž možné vytvářet vícero schémat schvalování, které se použijí naráz – například pokud chceme, aby dokument schválili různí uživatelé, ale nezávisle na sobě (naráz). V takovém případě vytvoříme několik lišících se schémat, každé uložíme pod stejným názvem. Pokud takové schéma vybereme, při schvalování se použijí všechny záznamy se stejným názvem.