CRM Service - Online nápověda

Tutoriál - CRM Service

diagram-crm_s.png

CRM Service slouží pro automatické ukládání příchozí a odchozí e-mailové komunikace se zákazníky do aplikace Aktivity ve formě e-mailových aktivit.

CRM Service ukládá do NET Genia pouze ty aktivity, které se týkají e-mailů od existujících obchodních vztahů či kontaktů. Pro ostatní obchodní vztahy, které nejsou v NET Geniu evidovány, nebudou záznamy aktivit vytvořeny. CRM Service tak motivuje uživatele systému poctivě zadávat nové obchodní vztahy a kontakty - a tedy udržovat firemní adresář neustále aktuální.

Díky CRM Service docílíme evidence veškeré příchozí a odchozí komunikace s každým zákazníkem přehledně na jednom místě v NET Geniu v rámci aplikace Aktivity, případně přímo zobrazení této komunikace v konkrétním záznamu obchodního vztahu.

Příchozí komunikace

Služba CRM Service prohlíží všechny e-mailové zprávy, které jsou na vybrané e-mailové adrese přijaty. (Je třeba nastavit správce dané e-mailové schránky, aby přeposílal zprávy do CRM Service.) Jakmile přijde do Vaší firemní schránky nový e-mail, porovná služba CRM Service e-mail odesílatele s databází e-mailů obchodních vztahů, kontaktů a uživatelů NET Genia, a pokud najde příslušný záznam, vytvoří v rámci NET Genia novou aktivitu (v aplikaci Aktivity) o této komunikaci přiřazenou k tomuto vztahu či kontaktu.

Pokud CRM Service příslušný záznam nenajde, přesune jej do e-mailového koše a po třiceti dnech vymaže.

Odchozí komunikace

V tomto případě pracuje služba CRM Service obdobně. Při odesílání e-mailu zašleme jeho (skrytou) kopii na speciální adresu CRM Service (např. crm@netgenium.com, tato adresa je specifická pro každého zákazníka), odkud služba e-mail analyzuje. V případě, že najde podle e-mailové adresy příjemce příslušný obchodní vztah, kontakt či uživatele, vytvoří v jeho rámci novou aktivitu v NET Geniu.

Nově vytvořená aktivita může být pomocí odchozí mailové zprávy přiřazena k existující objednávce či zakázce s příslušným číslem. Je však třeba, aby v předmětu či těle textu byl uveden textový řetězec v jedné z následujících podob:

  • pro objednávku: objednavka:číslo, resp. obj:číslo (bez uvozovek, číslo představuje číslo zakázky ve formátu rrrr-#, kde rrrr je rok a # je číslo objednávky);
  • pro zakázku: zakazka:číslo, resp. zak:číslo, kde číslo je číslo zakázky (bez uvedení roku);
  • pro projekt: projekt:číslo, přičemž číslo je podobně jako v předchozím případě číslo projektu.

Daná zakázka nebo objednávka, příp. projekt budou zahrnutytehdy, předchází-li mu odsazení na další řádek (stisknutí klávesy Enter) nebo mezera. Číslo zakázky nebo objednávky nemusí být přiřazeno k označení typu aktivity těsně, tedy mezi číslem a typem může být mezera (pak by hledaný řetězec vypadal například takto: Zak: 58).